WHP-software sammenligning

WHP-software sammenlignet: Hvilke funktioner har en virksomhed reelt brug for?

Baseret på tysk lovgivning: WHP-software til virksomheder uden egen WHP-afdeling bør understøtte GBPsych (§ 5 ArbSchG), BEM-frister (§ 167 SGB IX) og WHP-dokumentation (§ 3 nr. 34 EStG, skattefrit loft op til 600 €/medarbejder) struktureret — så HR kan komme i gang uden egen WHP-specialist. EasyWHP dækker alle tre søjler; de aktuelle priser står på easywhp.com. Den faglige vurdering foretager fagfolk, som du henter ind efter behov.

WHP-software-kriterier sammenlignet

Kriterium	Hvad man skal være opmærksom på	Typisk faldgrube
GBPsych-compliance	Påmindelse om næste cyklus + fuldstændig dokumentation (§ 5 ArbSchG)	Kun en engangsundersøgelse uden fristovervågning — næste cyklus bliver glemt
BEM-frister	Genkender automatisk, hvornår seks-ugers-tærsklen i § 167 nås + invitationsskabeloner iht. § 167	Manuelle Excel-lister, der bliver forældede eller ikke vedligeholdes ved personaleskift
WHP-dokumentation	Dokumentation til samtalen med sygekassen (§ 20b SGB V), struktureret arkivering pr. indsats	PDF'er uden struktur — svære for sygekassen at bruge
§ 3 nr. 34 EStG-dokumentation	Bilag til lønkontoen pr. person: deltagerbevis og derudover kursuscertifikatet eller dokumentation for, at tiltaget er gennemført i processen for sundhedsfremme på arbejdspladsen	Bilag mangler — så kan skatterådgiveren ikke bekræfte skattefritagelsen
GDPR	Hosting i Tyskland eller EU, databehandleraftale, helst ingen amerikanske underdatabehandlere	Amerikanske værktøjer med uklar dataoverførsel — helbredsdata er særligt beskyttelsesværdige
Egnethed for SMV	Kom i gang uden egen WHP-specialist, guidet onboarding	Komplekse enterprise-systemer, der kræver en fuldtids HR-stilling til administration
Pris	Offentliggjort gennemsigtigt, uden skjulte tillæg pr. medarbejder, med en variant, der kan opsiges månedligt	Skjulte priser pr. medarbejder + minimumsbindingsperioder + opsætningsgebyrer gør den reelle pris uklar

Hvilke pligter bør en WHP-software dække?

Loven forpligter arbejdsgiveren, ikke softwaren. Tre retsgrundlag bestemmer, hvad en WHP-software bør hjælpe arbejdsgivere af enhver størrelse med — alt derudover er valgfrit. Bemærk: Nedenstående henviser til tysk lovgivning.

§ 5 ArbSchG (GBPsych): Alle arbejdsgivere skal vurdere psykiske belastninger på arbejdspladsen — fuldstændigt, dokumenteret og gennemgået med jævne mellemrum (§ 3 stk. 1 ArbSchG; loven fastsætter ikke en fast frist). En software, der kun understøtter engangsundersøgelser og ikke har fristovervågning, hjælper ikke med denne pligt. Risikovurderingen skal kunne fremvises øjeblikkeligt ved et arbejdsmiljøtilsyn. Følges et påbud fra tilsynet ikke, kan der komme en bøde på op til 30.000 € (§ 25 ArbSchG).

§ 167 SGB IX (BEM): Er en medarbejder inden for et år arbejdsudygtig i mere end seks uger, sammenhængende eller gentagne gange, skal arbejdsgiveren aktivt indlede en BEM-samtale (arbejdsfastholdelsessamtale) — ikke vente. Softwaren skal automatisk registrere, hvornår denne seks-ugers-tærskel nås, forberede invitationen og dokumentere reaktionen (accept, afvisning, genfremlæggelse). Uden et tilbudt BEM bliver en senere sygdomsbetinget afskedigelse langt sværere at begrunde: Arbejdsgiveren skal så desuden godtgøre, at heller ikke et BEM ville have forhindret fremtidigt fravær (den tyske forbundsarbejdsret, 20.11.2014 – 2 AZR 755/13).

§ 3 nr. 34 EStG (skattefrit loft): Arbejdsgiverens sundhedsydelser op til 600 €/medarbejder/år kan være fritaget for lønskat — et loft, ikke et tilskud. Til lønkontoen hører bilag pr. person: deltagerbevis og derudover kursuscertifikatet eller dokumentation for, at tiltaget er gennemført i processen for sundhedsfremme på arbejdspladsen. En WHP-software bør samle disse bilag struktureret; kun din skatterådgiver kan bekræfte skattefritagelsen.

WHP-software og WHP-rådgivning: Hvordan hænger det sammen?

Software erstatter ikke rådgivning. Den hjælper dig med selv at komme i gang: starte spørgeskemaer, holde øje med BEM-frister, dokumentere tiltag og bilag ét sted. Starter du sådan, kommer du langt nok ind i emnet til at tale fagligt med, når en rådgiver er med.

Kommer en rådgiver med — fx til at vurdere GBPsych-resultaterne, følge en BEM-sag eller facilitere styregruppen —, arbejder han eller hun med jer på samme platform. Rådgiveren ser de data og dokumenter, der allerede findes, og skal ikke starte forfra.

Det, software bidrager med, er rytmen: Fristerne kommer igen og igen. En GBPsych, der blev gennemført én gang for 2,5 år siden, skal gennemgås og opdateres. Software minder om de næste cyklusser og fastholder status — uanset om en rådgiver er med.

Hvor stort behovet er: Ifølge #whatsnext 2025 (TK/IFBG-arbejdsgiverundersøgelse) har 75 % af organisationerne ikke et helhedsorienteret WHP-program.

Hvad skal man være opmærksom på ift. GDPR og databeskyttelse?

WHP-data — især GBPsych-resultater og BEM-dokumenter — er helbredsdata i henhold til artikel 9 i GDPR. De nyder særlig beskyttelse: Behandling er kun tilladt med et eksplicit retsgrundlag (artikel 9, stk. 2, GDPR) og kræver tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger iht. artikel 32 GDPR.

Hosting i Tyskland eller EU er den oplagte standard for denne datakategori — det undgår risikoen ved overførsel til tredjelande. GDPR forbyder ikke tredjelande generelt, men kræver så yderligere garantier. Ved amerikanske udbydere (også med EU-datterselskaber) kommer det til: Amerikanske love som FISA Section 702 og CLOUD Act kan give amerikanske myndigheder adgang til data, som amerikanske virksomheder opbevarer verden over. Ved helbredsdata er den risiko svær at forsvare.

Obligatorisk dokument: En databehandleraftale (DPA) iht. artikel 28 GDPR skal indgås med enhver udbyder af WHP-software. Uden en databehandleraftale er enhver behandling foretaget af tjenesteudbyderen ulovlig. Seriøse udbydere stiller databehandleraftalen til rådighed som standard.

Praktisk tip: BEM-dokumenter skal opbevares adskilt fra den almindelige personalemappe og kun være tilgængelige for en snævert afgrænset personkreds (som regel HR + nærmeste leder, kun med medarbejderens samtykke). Software uden adgangsbegrænsning på dokumentniveau er ikke egnet til BEM-dokumentation.

Relaterede tiltag & emner

Det vigtigste kort fortalt

Gælder tysk lovgivning: WHP-software bør hjælpe med at gennemføre GBPsych, BEM og WHP-dokumentation struktureret — den faglige vurdering ligger hos fagfolk.
Fristerne kommer igen og igen — software fastholder status, uanset om en rådgiver er med.
GDPR ved helbredsdata: Databehandleraftalen er obligatorisk, hosting i Tyskland eller EU den oplagte standard.
Software erstatter ikke rådgivning: Du kommer selv i gang — kommer en rådgiver med, arbejder han eller hun på samme platform.
Afgørende for SMV'er: at kunne starte uden egen WHP-specialist.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad koster WHP-software til 100 medarbejdere?+

Prismodellerne er forskellige: fast pris efter virksomhedens størrelse, pr. medarbejder eller efter moduler. Sammenlign derfor den samlede pris for din virksomhedsstørrelse inklusive binding og opsætning. De aktuelle priser for EasyWHP — for alle tre søjler (arbejdsmiljø inkl. GBPsych, BEM, WHP) og for WHP-niveauet alene, med årsaftale eller månedlig opsigelse — står på easywhp.com. Vigtigt: Regn den interne indsats (HR-timer) med — licensen er kun en del af beregningen.

Har jeg brug for en WHP-specialist, hvis jeg bruger WHP-software?+

Nej — god WHP-software er designet til at fungere uden en WHP-specialist. Den guider gennem GBPsych-undersøgelser, overvåger BEM-frister automatisk og genererer ledelsesrapporter med et enkelt klik. HR eller ledelsen betjener softwaren uden at have brug for en WHP-certificering. Hvad software ikke erstatter: beslutningen om konkrete WHP-indsatser og kommunikationen med medarbejderne — det forbliver en ledelsesopgave.

Kan WHP-software erstatte gennemførelsen af GBPsych?+

Nej — og det ville heller ikke være et tilladt løfte. Softwaren understøtter: den starter undersøgelsen, analyserer den, dokumenterer sporbart og minder om de næste cyklusser. Selve GBPsych'en — altså vurderingen af de psykiske risici i din konkrete arbejdsplads — kræver aktiv involvering af ledere og medarbejdere. Software strukturerer processen, men erstatter ikke vurderingsevnen.

Hvornår kan WHP-software bedre betale sig end Excel?+

Så snart fristerne skal holdes sikkert øje med — og det gælder fra den første BEM-sag. Excel har tre grundlæggende svagheder for WHP: (1) Ingen automatisk fristovervågning — BEM-udløsere og GBPsych-cyklusser vedligeholdes manuelt og går tabt ved personaleskift. (2) Ingen uforanderlig arkivering — Excel-filer kan ændres efterfølgende, hvilket bliver et problem ved et arbejdsmiljøtilsyn eller i en opsigelsessag. (3) Ingen adgangsbeskyttelse — BEM-data (helbredsdata, artikel 9 GDPR) i delte Excel-filer opfylder ikke beskyttelseskravene.

Gå struktureret til WHP med alle tre søjler

EasyWHP guider dig gennem GBPsych, BEM og WHP-dokumentation — uden egen WHP-specialist, med hosting i Frankfurt (EU) og databehandleraftale (art. 28 GDPR).

Prøv EasyWHP gratis WHP-compliance-tjek

Kilder

Opdateret: 2026-06-27. Ikke juridisk eller skattemæssig rådgivning — få det konkrete tilfælde vurderet af en fagperson.

Læs mere

Direktionsansvar i WHPHvilke WHP-forpligtelser har direktionen — og hvad truer ved overtrædelser?Risikovurdering psyke i SMVSkal en SMV gennemføre en risikovurdering af psykiske belastninger?WHP-omkostninger i SMV'erHvad koster et komplet WHP-program i små og mellemstore virksomheder?