BGM-software sammenligning
BGM-software sammenlignet: Hvilke funktioner har den mellemstore virksomhed reelt brug for?
Baseret på tysk lovgivning: BGM-software til mellemstore virksomheder skal dække GBPsych (§5 ArbSchG), BEM-frister (§167 SGB IX) og BGF-dokumentation (§3 nr. 34 EStG, 600 €/medarbejder) — automatisk, uden BGM-specialist, fra 29 €/måned.
BGM-software-kriterier sammenlignet
| Kriterium | Hvad man skal være opmærksom på | Typisk faldgrube |
|---|---|---|
| GBPsych-compliance | Automatiske cyklusser + fuldstændig dokumentation (§5 ArbSchG) | Kun en engangsundersøgelse uden fristovervågning — næste cyklus bliver glemt |
| BEM-frister | Automatisk 42-dages-overvågning + invitationsskabeloner iht. §167 | Manuelle Excel-lister, der bliver forældede eller ikke vedligeholdes ved personaleskift |
| BGF-dokumentation | GKV-konform dokumentation (§20 SGB V), struktureret arkivering pr. indsats | PDF'er uden struktur — kan ikke bruges ved GKV-kontrol |
| §3 nr. 34 EStG-dokumentation | Automatisk omkostningsstedsfordeling, lønskattedokumentation pr. medarbejder | Skattefordelen bortfalder med tilbagevirkende kraft pga. manglende individuel dokumentation |
| GDPR | Hosting i Tyskland, databehandleraftale, ingen amerikanske tredjepartsudbydere | Amerikanske værktøjer med uklar dataoverførsel — helbredsdata er særligt beskyttelsesværdige |
| Egnethed for SMV | Opsætning uden BGM-specialist på 1 dag, guidet onboarding | Komplekse enterprise-systemer, der kræver en fuldtids HR-stilling til administration |
| Pris | Gennemsigtig, under 100 €/måned for 50-200 medarbejdere, opsigelig månedligt | Skjulte priser pr. medarbejder + minimumsbindingsperioder + opsætningsgebyrer gør den reelle pris uklar |
Hvilke BGM-funktioner er lovpligtige?
Tre retsgrundlag definerer, hvad en BGM-software for arbejdsgivere i mellemstore virksomheder skal dække — alt derudover er valgfrit. Bemærk: Nedenstående henviser til tysk lovgivning.
§5 ArbSchG (GBPsych): Alle arbejdsgivere skal vurdere psykiske belastninger på arbejdspladsen — fuldstændigt, dokumenteret og i regelmæssige cyklusser (anbefalet: hvert 2. år). En software, der kun understøtter engangsundersøgelser og ikke har fristovervågning, opfylder ikke denne pligt. Risikovurderingen skal kunne fremvises øjeblikkeligt ved et arbejdsmiljøtilsyn. Overtrædelse: bøde op til 30.000 € (§25 ArbSchG).
§167 SGB IX (BEM): Fra 42 kumulative sygedage inden for 12 måneder skal arbejdsgiveren aktivt indlede en BEM-samtale (arbejdsfastholdelsessamtale) — ikke vente. Softwaren skal automatisk registrere 42-dages-tærsklen, forberede invitationen og dokumentere reaktionen (accept, afvisning, genfremlæggelse). Manglende dokumentation gør en senere sygdomsbetinget opsigelse anfægtelig (BAG 7 AZR 698/14).
§3 nr. 34 EStG (skattefordel): BGM-naturalieydelser op til 600 €/medarbejder/år er fritaget for lønskat — men kun hvis det er dokumenteret individuelt pr. medarbejder, hvilken indsats der er brugt til hvilket beløb. Mangler denne dokumentation, kræver skattemyndigheden efterbetaling med tilbagevirkende kraft. En BGM-software skal generere denne dokumentation automatisk.
BGM-software vs. BGM-rådgivning: Hvad kan bedst betale sig for SMV'er?
BGM-rådgivning fra eksterne udbydere koster typisk 8.000-25.000 € pr. år for en mellemstor virksomhed med 100 medarbejdere — til indledende rådgivning, gennemførelse af GBPsych, BEM-forløb og rapportering. Dertil kommer intern koordinering anslået til 0,5-1 HR-arbejdsdag pr. måned.
BGM-software koster fra 348 €/år (29 €/måned) og kører permanent — ikke projektbaseret. Softwaren overvåger GBPsych-cyklusser automatisk, registrerer BEM-pligter dagligt og dokumenterer BGF-indsatser fuldstændigt. Den interne indsats falder til 30-60 minutter pr. måned (godkendelser, gennemgang af indsatser).
Den afgørende forskel: Rådgivning dækker en periode — software kører kontinuerligt. En GBPsych, der blev gennemført én gang for 2,5 år siden med konsulenter, opfylder ikke længere gentagelsespligten. Software minder automatisk om det. For SMV'er uden egen BGM-specialist er software den eneste realistiske mulighed for vedvarende compliance.
Ifølge #whatsnext 2025 (TK/IFBG-arbejdsgiverundersøgelse) har 75 % af organisationerne ikke en helhedsorienteret BGM — hovedsageligt fordi rådgivningsprojekter var engangsforløb uden digital kontinuitet.
Hvad skal man være opmærksom på ift. GDPR og databeskyttelse?
BGM-data — især GBPsych-resultater og BEM-dokumenter — er helbredsdata i henhold til artikel 9 i GDPR. De nyder særlig beskyttelse: Behandling er kun tilladt med et eksplicit retsgrundlag (artikel 9, stk. 2, GDPR) og kræver tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger iht. artikel 32 GDPR.
Hosting i Tyskland eller EU er ikke valgfrit for denne datakategori — det er det databeskyttelsesretligt sikre grundlag. For amerikanske udbydere (også selvom de har EU-datterselskaber) gælder: FISA-loven giver amerikanske myndigheder adgang til data fra amerikanske virksomheder på verdensplan. Risikoen er ikke forsvarlig ved helbredsdata.
Obligatorisk dokument: En databehandleraftale (DPA) iht. artikel 28 GDPR skal indgås med enhver udbyder af BGM-software. Uden en databehandleraftale er enhver behandling foretaget af tjenesteudbyderen ulovlig. Seriøse udbydere stiller databehandleraftalen til rådighed som standard.
Praktisk tip: BEM-dokumenter skal opbevares adskilt fra den almindelige personalemappe og kun være tilgængelige for en snævert afgrænset personkreds (som regel HR + nærmeste leder, kun med medarbejderens samtykke). Software uden adgangsbegrænsning på dokumentniveau er ikke egnet til retssikker BEM-dokumentation.
Relaterede tiltag & emner
Det vigtigste kort fortalt
- Gælder tysk lovgivning: BGM-software skal dække GBPsych, BEM og BGF-dokumentation lovmæssigt korrekt — ikke bare understøtte det
- Kontinuerlig overvågning slår engangsrådgivningsprojekter — fristerne kommer igen og igen
- GDPR ved helbredsdata: Hosting i Tyskland/EU + databehandleraftale er obligatorisk, ikke et nice-to-have
- Software fra 29 €/måned vs. BGM-rådgivning 8.000-25.000 €/år — regnestykket er entydigt
- Opsætning på 1 dag uden BGM-specialist er det afgørende kriterium for SMV'er
Ofte stillede spørgsmål
Hvad koster BGM-software til 100 medarbejdere?+
Markedspriser for BGM-software i SMV-segmentet ligger mellem 29 €/måned (grundfunktioner: GBPsych + BEM + BGF) og 199 €/måned for fuld compliance-automatisering med AI-understøttelse. For 100 medarbejdere bør du regne med 49-99 €/måned for et fuldt system. Vigtigt: sammenlign de samlede omkostninger inkl. intern indsats (HR-timer) — den rene softwarelicens er kun en del af beregningen.
Har jeg brug for en BGM-specialist, hvis jeg bruger BGM-software?+
Nej — god BGM-software er designet til at fungere uden en BGM-specialist. Den guider gennem GBPsych-undersøgelser, overvåger BEM-frister automatisk og genererer ledelsesrapporter med et enkelt klik. HR eller ledelsen betjener softwaren uden at have brug for en BGM-certificering. Hvad software ikke erstatter: beslutningen om konkrete BGM-indsatser og kommunikationen med medarbejderne — det forbliver en ledelsesopgave.
Kan BGM-software erstatte gennemførelsen af GBPsych?+
Nej — og det ville heller ikke være et tilladt løfte. Softwaren understøtter: den starter undersøgelsen, analyserer den, dokumenterer revisionssikkert og minder om de næste cyklusser. Selve GBPsych'en — altså vurderingen af de psykiske risici i din konkrete arbejdsplads — kræver aktiv involvering af ledere og medarbejdere. Software automatiserer processen, men erstatter ikke vurderingsevnen.
Hvornår kan BGM-software bedre betale sig end Excel?+
Med det samme, hvis du har mere end 20 medarbejdere. Excel har tre grundlæggende svagheder for BGM: (1) Ingen automatisk fristovervågning — BEM-udløsere og GBPsych-cyklusser vedligeholdes manuelt og går tabt ved personaleskift. (2) Ingen revisionssikkerhed — Excel-filer kan ændres efterfølgende, hvilket bliver et problem ved et arbejdsmiljøtilsyn eller i en opsigelsessag. (3) Ingen adgangsbeskyttelse — BEM-data (helbredsdata, artikel 9 GDPR) i delte Excel-filer opfylder ikke beskyttelseskravene.
Opfyld BGM-compliance automatisk — fra 29 €/måned
EasyBGM dækker GBPsych, BEM og BGF-dokumentation fuldt ud — uden BGM-specialist, opsætning på 1 dag, GDPR-konform med hosting i Tyskland.
Kilder
- §5 ArbSchG — Vurdering af arbejdsforholdene ↗
- §25 ArbSchG — Bødebestemmelser ↗
- §167 SGB IX — Forebyggelse (BEM) ↗
- §3 nr. 34 EStG — Skattefrie BGM-ydelser ↗
- BAuA — Arbejdsmiljø i tal 2024 ↗
- #whatsnext 2025 — TK/IFBG-arbejdsgiverundersøgelse BGM ↗
Opdateret: 2026-06-27. Ikke juridisk eller skattemæssig rådgivning — få det konkrete tilfælde vurderet af en fagperson.