Comparativa de software WHP

Comparativa de software de WHP: ¿qué funciones necesita realmente una empresa?

Según el derecho alemán, un software de WHP para empresas sin departamento propio de WHP debe apoyar de forma estructurada la GBPsych (§ 5 ArbSchG), los plazos del BEM (§ 167 SGB IX) y la documentación de WHP (§ 3 n.º 34 EStG, exención fiscal de hasta 600 € por empleado), de modo que RR. HH. pueda empezar sin un especialista propio en WHP. EasyWHP cubre los tres pilares; los precios actuales figuran en easywhp.com. La valoración técnica la realizan profesionales a los que usted recurre cuando lo necesite.

Criterios de software de WHP en comparación

Criterio	Qué revisar	Error típico
Cumplimiento de GBPsych	Recordatorio de los ciclos siguientes + documentación completa (§ 5 ArbSchG)	Solo una encuesta única sin seguimiento de plazos — se olvida el siguiente ciclo
Plazos de BEM	Detecta automáticamente cuándo se alcanza el umbral de seis semanas del § 167 + plantillas de invitación según § 167	Listas manuales en Excel que quedan desactualizadas o no se mantienen tras cambios de personal
Documentación de WHP	Justificantes para la conversación con la caja de salud (§ 20b SGB V), archivo estructurado por medida	PDF sin estructura: difíciles de evaluar para la caja
Comprobante § 3 Nr. 34 EStG	Justificantes para la cuenta salarial por persona: certificado de asistencia y, además, el certificado del curso o la prueba de que la medida se realizó en el proceso de promoción de la salud en la empresa	Faltan justificantes: entonces su asesor fiscal no puede confirmar la exención
RGPD	Alojamiento en Alemania o la UE, contrato de encargo del tratamiento, a ser posible sin subencargados estadounidenses	Herramientas de EE. UU. con transferencia de datos poco clara — los datos de salud requieren protección especial
Idoneidad para pymes	Empezar sin especialista propio en WHP, incorporación guiada	Sistemas empresariales complejos que requieren un puesto de RR. HH. a tiempo completo para su administración
Precio	Publicado de forma transparente, sin recargos ocultos por persona, con opción cancelable mensualmente	Precios ocultos por persona + permanencias mínimas + tarifas de configuración que oscurecen el precio real

¿Qué obligaciones debería cubrir un software de WHP?

Nota: esta sección se refiere al derecho alemán. La ley obliga al empleador, no al software. Tres bases jurídicas determinan en qué debería apoyar un software de WHP a empleadores de cualquier tamaño; todo lo demás es opcional.

§ 5 ArbSchG (GBPsych): todos los empleadores deben evaluar las cargas psicológicas en el puesto de trabajo, de forma completa, documentada y revisada a intervalos regulares (§ 3 apdo. 1 ArbSchG; la ley no fija un plazo concreto). Un software que solo permite encuestas puntuales y no vigila plazos no ayuda a cumplir esta obligación. La evaluación de riesgos debe poder consultarse de inmediato en una inspección de seguridad laboral. Si no se cumple una orden de la autoridad, puede imponerse una multa de hasta 30.000 € (§ 25 ArbSchG).

§ 167 SGB IX (BEM): si una persona, dentro de un año, está incapacitada para trabajar más de seis semanas de forma continua o repetida, el empleador debe iniciar activamente una conversación de BEM — sin esperar. El software debe detectar automáticamente cuándo se alcanza este umbral de seis semanas, preparar la invitación y documentar la respuesta (aceptación, rechazo, nueva convocatoria). Sin un BEM ofrecido, un posterior despido por enfermedad resulta mucho más difícil de justificar: el empleador debe demostrar además que tampoco un BEM habría evitado futuras ausencias (Tribunal Federal de Trabajo alemán, 20.11.2014 – 2 AZR 755/13).

§ 3 Nr. 34 EStG (exención fiscal): las prestaciones de salud del empleador de hasta 600 €/empleado/año pueden estar exentas de retención — un límite máximo, no un subsidio. A la cuenta salarial corresponden justificantes por persona: certificado de asistencia y, además, el certificado del curso o la prueba de que la medida se realizó en el proceso de promoción de la salud en la empresa. Un software de WHP debería reunir estos justificantes de forma estructurada; solo su asesor fiscal puede confirmar la exención.

Software de WHP y consultoría de WHP: ¿cómo encajan?

El software no sustituye a la consultoría. Le ayuda a empezar por su cuenta: lanzar encuestas, controlar los plazos de BEM y documentar medidas y justificantes en un solo lugar. Quien empieza así se adentra lo suficiente en el tema como para hablar con conocimiento de causa con un consultor.

Si se incorpora un consultor — por ejemplo, para valorar los resultados del GBPsych, acompañar un caso de BEM o moderar el círculo directivo —, trabaja con usted en la misma plataforma. Ve los datos y documentos que ya existen y no tiene que empezar desde cero.

Lo que aporta el software es el ritmo: los plazos se repiten una y otra vez. Una GBPsych realizada una sola vez hace 2,5 años debe revisarse y actualizarse. El software recuerda los ciclos siguientes y deja constancia del estado, participe o no un consultor.

Qué tamaño tiene la necesidad: según #whatsnext 2025 (encuesta a empleadores de TK/IFBG), el 75 % de las organizaciones no tiene un programa integral de WHP.

¿Qué tener en cuenta en materia de RGPD y protección de datos?

Nota: este apartado se refiere al marco legal alemán/europeo (RGPD). Los datos de WHP — en particular los resultados de GBPsych y la documentación de BEM — son datos de salud en el sentido del Art. 9 del RGPD. Gozan de protección especial: su tratamiento solo es admisible con una base jurídica explícita (Art. 9 párr. 2 RGPD) y requiere medidas técnico-organizativas de protección conforme al Art. 32 RGPD.

Para esta categoría de datos, el alojamiento en Alemania o la UE es el estándar lógico: evita los riesgos de una transferencia a terceros países. El RGPD no prohíbe de forma general los terceros países, pero en ese caso exige garantías adicionales. Con proveedores estadounidenses (también con filiales en la UE) se suma otro aspecto: leyes de EE. UU. como la FISA Section 702 y la CLOUD Act pueden permitir a las autoridades estadounidenses acceder a datos que las empresas de EE. UU. almacenan en todo el mundo. En el caso de datos de salud, ese riesgo es difícil de justificar.

Documento obligatorio: debe firmarse un contrato de encargo de tratamiento (AVV) conforme al Art. 28 RGPD con cada proveedor de software de WHP. Sin este contrato, cualquier tratamiento por parte del proveedor es ilegal. Los proveedores serios lo ofrecen de forma estándar.

Consejo práctico: la documentación de BEM debe archivarse separada del expediente personal general y ser accesible solo a un círculo de personas muy limitado (por lo general RR. HH. y el superior directo, únicamente con consentimiento del empleado). Un software que no admite restricciones de acceso a nivel de documento no es adecuado para una documentación de BEM.

Medidas y temas relacionados

Preguntas frecuentes

¿Cuánto cuesta un software de WHP para 100 empleados?+

Los modelos de precios difieren: tarifa plana según el tamaño de la empresa, por empleado o por módulos. Por eso, compare el precio total para el tamaño de su empresa, incluidos la duración del contrato y la puesta en marcha. Los precios actuales de EasyWHP —para los tres pilares (seguridad laboral incl. GBPsych, BEM, WHP) y solo para el nivel de WHP, con contrato anual o con cancelación mensual— figuran en easywhp.com. Importante: incluya el esfuerzo interno (horas de RR. HH.); la licencia es solo una parte del cálculo.

¿Necesito un especialista en WHP si uso software de WHP?+

No — un buen software de WHP está diseñado para funcionar sin especialista en WHP. Guía las encuestas de GBPsych, supervisa automáticamente los plazos de BEM y genera informes de gerencia con un clic. RR. HH. o la gerencia opera el software sin necesitar certificación en WHP. Lo que ningún software reemplaza: la decisión sobre medidas concretas de WHP y la comunicación con los empleados — eso sigue siendo tarea del liderazgo.

¿Puede el software de WHP reemplazar la ejecución de GBPsych?+

No — y tampoco sería una promesa admisible. El software brinda apoyo: inicia la encuesta, la evalúa, la documenta de forma inalterable y recuerda los ciclos siguientes. La GBPsych en sí — es decir, la evaluación de los riesgos psicológicos en su entorno de trabajo concreto — requiere la participación activa de líderes y colaboradores. El software estructura el proceso, pero no reemplaza el criterio humano.

¿Cuándo vale la pena el software de WHP frente a Excel?+

En cuanto los plazos deban controlarse de forma fiable, y eso ocurre desde el primer caso de BEM. Excel tiene tres debilidades fundamentales para WHP: (1) sin seguimiento automático de plazos — los disparadores de BEM y los ciclos de GBPsych se mantienen manualmente y se pierden con los cambios de personal. (2) Sin seguridad de auditoría — los archivos de Excel pueden modificarse posteriormente, lo cual es un problema en una inspección de seguridad laboral o en un proceso de despido. (3) Sin protección de acceso — los datos de BEM (datos de salud, Art. 9 RGPD) en archivos de Excel compartidos no cumplen los requisitos de protección.

Abordar la WHP con los tres pilares de forma estructurada

EasyWHP le guía por GBPsych, BEM y la documentación de WHP — sin especialista propio en WHP, con alojamiento en Fráncfort (UE) y contrato de encargo (art. 28 RGPD).

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Fuentes

Actualizado: 2026-06-27. No constituye asesoramiento legal ni fiscal — consulte cada caso con un profesional.

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