WHP-programvare sammenligning

WHP-programvare sammenlignet: Hvilke funksjoner trenger en bedrift egentlig?

Basert på tysk lov: WHP-programvare for virksomheter uten egen WHP-avdeling bør støtte GBPsych (§ 5 ArbSchG), BEM-frister (§ 167 SGB IX) og WHP-dokumentasjon (§ 3 nr. 34 EStG, skattefritt beløp opptil 600 €/ansatt) strukturert — slik at HR kan komme i gang uten egen WHP-fagperson. EasyWHP dekker alle tre søylene; de aktuelle prisene står på easywhp.com. Den faglige vurderingen gjør fagfolk som du henter inn ved behov.

WHP-programvare-kriterier sammenlignet

Kriterium	Hva du bør se etter	Typisk fallgruve
GBPsych-etterlevelse	Påminnelse om neste syklus + fullstendig dokumentasjon (§ 5 ArbSchG)	Kun én engangsundersøkelse uten fristovervåking — neste syklus blir glemt
BEM-frister	Gjenkjenner automatisk når seksukersterskelen i § 167 nås + invitasjonsmaler etter § 167	Manuelle Excel-lister som blir utdaterte eller ikke vedlikeholdes ved bemanningsendringer
WHP-dokumentasjon	Dokumentasjon til samtalen med helseforsikringen (§ 20b SGB V), strukturert arkivering per tiltak	PDF-er uten struktur — vanskelige for helseforsikringen å bruke
Dokumentasjon iht. § 3 nr. 34 EStG	Bilag til lønnskontoen per person: deltakerbevis, i tillegg kurssertifikatet eller dokumentasjon på at tiltaket er gjennomført i prosessen for helsefremming på arbeidsplassen	Bilag mangler — da kan skatterådgiveren ikke bekrefte skattefritaket
GDPR	Hosting i Tyskland eller EU, databehandleravtale, helst ingen amerikanske underleverandører	Amerikanske verktøy med uklar dataoverføring — helsedata krever spesiell beskyttelse
Egnethet for SMB	Kom i gang uten egen WHP-fagperson, veiledet onboarding	Komplekse enterprise-systemer som krever en fulltids HR-stilling for administrasjon
Pris	Offentliggjort transparent, uten skjulte påslag per ansatt, med en variant som kan sies opp månedlig	Skjulte priser per ansatt + bindingstid + oppstartsgebyrer gjør den reelle prisen uklar

Hvilke plikter bør WHP-programvare dekke?

Loven forplikter arbeidsgiveren, ikke programvaren. Tre rettsgrunnlag bestemmer hva WHP-programvare bør hjelpe arbeidsgivere av alle størrelser med — alt utover dette er valgfritt. Merk: Dette gjelder tysk lov.

§ 5 ArbSchG (GBPsych): Alle arbeidsgivere må vurdere psykiske belastninger på arbeidsplassen — fullstendig, dokumentert og gjennomgått med jevne mellomrom (§ 3 avsn. 1 ArbSchG; loven fastsetter ingen fast frist). Programvare som bare støtter engangsundersøkelser og ikke har fristovervåking, hjelper ikke med denne plikten. Risikovurderingen må kunne hentes frem umiddelbart ved et arbeidsmiljøtilsyn. Følges et pålegg fra tilsynet ikke, kan det bli en bot på opptil 30 000 € (§ 25 ArbSchG).

§ 167 SGB IX (BEM): Er en ansatt innenfor ett år arbeidsufør i mer enn seks uker, sammenhengende eller gjentatte ganger, må arbeidsgiveren aktivt igangsette en BEM-samtale — ikke vente. Programvaren må automatisk gjenkjenne når denne seksukersterskelen nås, forberede invitasjonen og dokumentere responsen (aksept, avslag, gjenopptak). Uten et tilbudt BEM blir en senere sykdomsbetinget oppsigelse langt vanskeligere å begrunne: Arbeidsgiveren må da i tillegg godtgjøre at heller ikke et BEM ville ha forhindret framtidig fravær (den tyske forbundsarbeidsretten, 20.11.2014 – 2 AZR 755/13).

§ 3 nr. 34 EStG (skattefritt tak): Arbeidsgivers helseytelser på inntil 600 €/ansatt/år kan være fritatt for lønnsskatt — et tak, ikke et tilskudd. Til lønnskontoen hører bilag per person: deltakerbevis, i tillegg kurssertifikatet eller dokumentasjon på at tiltaket er gjennomført i prosessen for helsefremming på arbeidsplassen. En WHP-programvare bør samle disse bilagene strukturert; bare skatterådgiveren din kan bekrefte skattefritaket.

WHP-programvare og WHP-rådgivning: Hvordan henger det sammen?

Programvare erstatter ikke rådgivning. Den hjelper deg med å komme i gang selv: starte undersøkelser, holde oversikt over BEM-frister, dokumentere tiltak og bilag på ett sted. Den som starter slik, kommer langt nok inn i temaet til å snakke faglig med når en rådgiver er med.

Kommer en rådgiver inn — for eksempel for å vurdere GBPsych-resultatene, følge opp en BEM-sak eller lede styringsgruppen —, arbeider rådgiveren med dere på samme plattform. Rådgiveren ser dataene og dokumentene som allerede finnes, og må ikke begynne på nytt.

Det programvaren bidrar med, er rytmen: Fristene kommer alltid tilbake. En GBPsych som ble gjennomført én gang for 2,5 år siden, må gjennomgås og oppdateres. Programvaren minner om påfølgende sykluser og holder status — uansett om en rådgiver er med.

Hvor stort behovet er: Ifølge #whatsnext 2025 (TK/IFBG-arbeidsgiverundersøkelsen) har 75 % av organisasjonene ikke et helhetlig WHP-program.

Hva bør man passe på med GDPR og personvern?

WHP-data — særlig GBPsych-resultater og BEM-dokumentasjon — er helsedata i henhold til artikkel 9 GDPR. De nyter spesiell beskyttelse: behandling er kun tillatt med et eksplisitt rettsgrunnlag (artikkel 9 nr. 2 GDPR) og krever tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak etter artikkel 32 GDPR.

Hosting i Tyskland eller EU er den naturlige standarden for denne datakategorien — det unngår risikoen ved overføring til tredjeland. GDPR forbyr ikke tredjeland generelt, men krever da ekstra garantier. Hos amerikanske leverandører (også med EU-datterselskaper) kommer det i tillegg: Amerikanske lover som FISA Section 702 og CLOUD Act kan gi amerikanske myndigheter tilgang til data som amerikanske selskaper lagrer over hele verden. For helsedata er den risikoen vanskelig å forsvare.

Obligatorisk dokument: En databehandleravtale etter artikkel 28 GDPR må inngås med enhver WHP-programvareleverandør. Uten en slik avtale er all behandling utført av leverandøren ulovlig. Seriøse leverandører tilbyr databehandleravtalen som standard.

Praktisk tips: BEM-dokumentasjon må oppbevares atskilt fra den generelle personalmappen og være tilgjengelig kun for en sterkt begrenset personkrets (vanligvis HR + nærmeste leder, kun med samtykke fra den ansatte). Programvare som ikke støtter tilgangsbegrensninger på dokumentnivå, egner seg ikke for BEM-dokumentasjon.

Relaterte tiltak og temaer

Det viktigste kort fortalt

Gjelder tysk lovgivning: WHP-programvare bør hjelpe deg med å gjennomføre GBPsych, BEM og WHP-dokumentasjon strukturert — den faglige vurderingen ligger hos fagfolk.
Fristene kommer alltid tilbake — programvaren holder status, uansett om en rådgiver er med.
GDPR ved helsedata: Databehandleravtalen er obligatorisk, hosting i Tyskland eller EU den naturlige standarden.
Programvare erstatter ikke rådgivning: Du kommer i gang selv — kommer en rådgiver inn, arbeider rådgiveren på samme plattform.
Avgjørende for SMB-er: å kunne starte uten egen WHP-fagperson.

Ofte stilte spørsmål

Hva koster WHP-programvare for 100 ansatte?+

Prismodellene er forskjellige: fast pris etter virksomhetens størrelse, per ansatt eller etter moduler. Sammenlign derfor totalprisen for din virksomhetsstørrelse, inkludert bindingstid og oppsett. De aktuelle prisene for EasyWHP — for alle tre søylene (arbeidsmiljø inkl. GBPsych, BEM, WHP) og for WHP-nivået alene, med årsavtale eller månedlig oppsigelse — står på easywhp.com. Viktig: Regn med den interne innsatsen (HR-timer) — lisensen er bare en del av regnestykket.

Trenger jeg en WHP-fagperson hvis jeg bruker WHP-programvare?+

Nei — god WHP-programvare er utformet slik at den fungerer uten en WHP-fagperson. Den veileder gjennom GBPsych-undersøkelser, overvåker BEM-frister automatisk og genererer ledelsesrapporter med et tastetrykk. HR eller ledelsen betjener programvaren uten å trenge WHP-sertifisering. Det ingen programvare erstatter: beslutningen om konkrete WHP-tiltak og kommunikasjonen med de ansatte — det forblir en lederoppgave.

Kan WHP-programvare erstatte gjennomføringen av GBPsych?+

Nei — og det ville heller ikke vært et tillatt løfte. Programvaren støtter: den starter undersøkelsen, analyserer resultatene, dokumenterer sporbart og minner om påfølgende sykluser. Selve GBPsych-vurderingen — altså vurderingen av de psykiske risikoene i ditt konkrete arbeidsmiljø — krever aktiv deltakelse fra ledere og ansatte. Programvaren strukturerer prosessen, men erstatter ikke skjønnsutøvelsen.

Når lønner WHP-programvare seg fremfor Excel?+

Så snart fristene må følges opp pålitelig — og det gjelder fra den første BEM-saken. Excel har tre grunnleggende svakheter for WHP: (1) Ingen automatisk fristovervåking — BEM-utløsere og GBPsych-sykluser vedlikeholdes manuelt og går tapt ved bemanningsendringer. (2) Ingen uforanderlig arkivering — Excel-filer kan endres i ettertid, noe som blir et problem ved en arbeidstilsynsbefaring eller i en oppsigelsessak. (3) Ingen tilgangsbeskyttelse — BEM-data (helsedata, artikkel 9 GDPR) i delte Excel-filer oppfyller ikke beskyttelseskravene.

Gå strukturert til verks med WHP og alle tre søylene

EasyWHP leder deg gjennom GBPsych, BEM og WHP-dokumentasjon — uten egen WHP-fagperson, med hosting i Frankfurt (EU) og databehandleravtale (art. 28 GDPR).

Prøv EasyWHP gratis WHP-compliance-sjekk

Kilder

Oppdatert: 2026-06-27. Ikke juridisk eller skatterettslig rådgivning — få den konkrete saken vurdert av en fagperson.

Les mer

Lederansvar i WHPHvilke WHP-plikter har ledelsen — og hva risikerer man ved brudd?GBU psyke i SMBMå en SMB gjennomføre en risikovurdering av psykiske belastninger (etter tysk rett)?WHP-kostnader for SMBHva koster et komplett WHP-program i SMB-segmentet?