Porównanie oprogramowania WHP

Porównanie oprogramowania WHP: jakich funkcji naprawdę potrzebuje firma?

Zgodnie z prawem niemieckim oprogramowanie WHP dla firm bez własnego działu WHP powinno w uporządkowany sposób wspierać GBPsych (§ 5 ArbSchG), terminy BEM (§ 167 SGB IX) i dokumentację WHP (§ 3 nr 34 EStG, kwota wolna od podatku do 600 € na pracownika) — tak, aby dział HR mógł zacząć bez własnego specjalisty ds. WHP. EasyWHP obejmuje wszystkie trzy filary; aktualne ceny są podane na easywhp.com. Fachową ocenę przejmują profesjonaliści, których Państwo włączają w razie potrzeby.

Kryteria oprogramowania WHP w porównaniu

Kryterium	Na co zwrócić uwagę	Typowa pułapka
Zgodność GBPsych	Przypomnienia o kolejnych cyklach + kompletna dokumentacja (§ 5 ArbSchG)	Tylko jednorazowa ankieta bez monitorowania terminów — kolejny cykl zostaje zapomniany
Terminy BEM	Automatyczne rozpoznawanie, kiedy zostaje osiągnięty sześciotygodniowy próg z § 167 + szablony zaproszeń wg § 167	Ręczne listy w Excelu, które się dezaktualizują lub nie są aktualizowane przy zmianach kadrowych
Dokumentacja WHP	Dokumenty do rozmowy z kasą chorych (§ 20b SGB V), uporządkowane przechowywanie dla każdego działania	PDF-y bez struktury — trudne do wykorzystania dla kasy
Dowód wg § 3 nr 34 EStG	Dokumenty do konta płacowego dla każdej osoby: zaświadczenie o udziale, a do tego certyfikat kursu lub dowód, że działanie zrealizowano w procesie promocji zdrowia w zakładzie pracy	Brak dokumentów — wtedy doradca podatkowy nie może potwierdzić zwolnienia
DSGVO	Hosting w Niemczech lub UE, umowa powierzenia przetwarzania, w miarę możliwości bez amerykańskich podwykonawców	Narzędzia z USA z niejasnym przekazywaniem danych — dane zdrowotne wymagają szczególnej ochrony
Przydatność dla MŚP	Start bez własnego specjalisty WHP, prowadzony onboarding	Złożone systemy klasy enterprise wymagające pełnego etatu HR do administracji
Cena	Opublikowana przejrzyście, bez ukrytych dopłat za osobę, z wariantem z miesięcznym wypowiedzeniem	Ukryte ceny za osobę + minimalne okresy umowy + opłaty za wdrożenie zaciemniają rzeczywistą cenę

Jakie obowiązki powinno obejmować oprogramowanie WHP?

Uwaga: ta sekcja dotyczy prawa niemieckiego. Przepisy zobowiązują pracodawcę, a nie oprogramowanie. Trzy podstawy prawne określają, w czym oprogramowanie WHP powinno wspierać pracodawców każdej wielkości — wszystko ponad to jest opcjonalne.

§ 5 ArbSchG (GBPsych): wszyscy pracodawcy muszą oceniać obciążenia psychiczne w miejscu pracy — w pełni, z dokumentacją i z przeglądem w regularnych odstępach (§ 3 ust. 1 ArbSchG; ustawa nie określa stałego terminu). Oprogramowanie, które obsługuje tylko jednorazowe ankiety i nie monitoruje terminów, nie pomaga w realizacji tego obowiązku. Ocena ryzyka musi być natychmiast dostępna podczas kontroli BHP. Jeśli nakaz organu nadzoru nie zostanie wykonany, grozi grzywna do 30 000 € (§ 25 ArbSchG).

§ 167 SGB IX (BEM): Jeśli pracownik w ciągu roku jest niezdolny do pracy dłużej niż sześć tygodni, nieprzerwanie lub wielokrotnie, pracodawca musi aktywnie zainicjować rozmowę BEM — nie czekać. Oprogramowanie musi automatycznie rozpoznawać, kiedy ten sześciotygodniowy próg zostaje osiągnięty, przygotowywać zaproszenie i dokumentować reakcję (akceptacja, odmowa, ponowne wezwanie). Bez zaproponowanego BEM późniejsze wypowiedzenie z powodu choroby jest znacznie trudniejsze do uzasadnienia: pracodawca musi wtedy dodatkowo wykazać, że również BEM nie zapobiegłoby przyszłym nieobecnościom (niemiecki Federalny Sąd Pracy, 20.11.2014 – 2 AZR 755/13).

§ 3 nr 34 EStG (kwota wolna): Świadczenia zdrowotne pracodawcy do 600 €/prac./rok mogą być zwolnione z podatku od wynagrodzeń — to górny limit, a nie dopłata. Do konta płacowego należą dokumenty dla każdej osoby: zaświadczenie o udziale, a do tego certyfikat kursu lub dowód, że działanie zrealizowano w procesie promocji zdrowia w zakładzie pracy. Oprogramowanie WHP powinno zbierać te dokumenty w uporządkowany sposób; zwolnienie może potwierdzić tylko Państwa doradca podatkowy.

Oprogramowanie WHP i doradztwo WHP: jak to do siebie pasuje?

Oprogramowanie nie zastępuje doradztwa. Pomaga zacząć samodzielnie: uruchamiać ankiety, pilnować terminów BEM, dokumentować działania i dowody w jednym miejscu. Kto zaczyna w ten sposób, wchodzi w temat na tyle, by rozmawiać z doradcą merytorycznie.

Jeśli dołącza doradca — na przykład do oceny wyników GBPsych, prowadzenia przypadku BEM lub moderowania kręgu sterującego — pracuje z Państwem na tej samej platformie. Widzi dane i dokumenty, które już istnieją, i nie musi zaczynać od zera.

Oprogramowanie wnosi rytm: terminy wracają wciąż na nowo. GBPsych przeprowadzoną jednorazowo 2,5 roku temu trzeba przejrzeć i zaktualizować. Oprogramowanie przypomina o kolejnych cyklach i utrwala bieżący stan — niezależnie od tego, czy uczestniczy doradca.

Jak duża jest potrzeba: według #whatsnext 2025 (badanie pracodawców TK/IFBG) 75% organizacji nie ma całościowego programu WHP.

Na co zwrócić uwagę w kwestii DSGVO i ochrony danych?

Dane WHP — w szczególności wyniki GBPsych i dokumentacja BEM — są danymi zdrowotnymi w rozumieniu art. 9 DSGVO. Podlegają one szczególnej ochronie: przetwarzanie jest dopuszczalne wyłącznie na wyraźnej podstawie prawnej (art. 9 ust. 2 DSGVO) i wymaga technicznych oraz organizacyjnych środków ochrony zgodnie z art. 32 DSGVO.

Hosting w Niemczech lub UE jest dla tej kategorii danych oczywistym standardem — pozwala uniknąć ryzyka przekazywania danych do państw trzecich. RODO nie zakazuje państw trzecich co do zasady, ale wymaga wtedy dodatkowych zabezpieczeń. W przypadku dostawców z USA (także z filiami w UE) dochodzi kolejna kwestia: amerykańskie przepisy, takie jak FISA Section 702 i CLOUD Act, mogą umożliwiać organom USA dostęp do danych przechowywanych przez amerykańskie firmy na całym świecie. Przy danych o zdrowiu to ryzyko trudno uzasadnić.

Dokument obowiązkowy: umowa powierzenia przetwarzania danych (AVV) zgodnie z art. 28 DSGVO musi zostać zawarta z każdym dostawcą oprogramowania WHP. Bez AVV każde przetwarzanie przez usługodawcę jest niezgodne z prawem. Rzetelni dostawcy udostępniają AVV standardowo.

Wskazówka praktyczna: dokumentacja BEM musi być przechowywana oddzielnie od ogólnych akt osobowych i dostępna tylko dla ściśle ograniczonego kręgu osób (zazwyczaj HR + bezpośredni przełożony, wyłącznie za zgodą pracownika). Oprogramowanie, które nie obsługuje ograniczeń dostępu na poziomie dokumentów, nie nadaje się do dokumentacji BEM.

Powiązane działania i tematy

Najważniejsze w skrócie

Oprogramowanie WHP powinno pomagać w uporządkowanym przeprowadzeniu GBPsych, BEM i dokumentacji WHP zgodnie z (niemieckim) prawem — fachowa ocena pozostaje u specjalistów.
Terminy wracają wciąż na nowo — oprogramowanie utrwala stan, niezależnie od tego, czy uczestniczy doradca.
RODO przy danych o zdrowiu: umowa powierzenia jest obowiązkowa, hosting w Niemczech lub UE to oczywisty standard.
Oprogramowanie nie zastępuje doradztwa: zaczynają Państwo samodzielnie — jeśli dołącza doradca, pracuje na tej samej platformie.
Decydujące dla MŚP: możliwość startu bez własnego specjalisty WHP.

Najczęstsze pytania

Ile kosztuje oprogramowanie WHP dla 100 pracowników?+

Modele cenowe się różnią: ryczałt według wielkości firmy, za osobę lub według modułów. Dlatego warto porównać cenę całkowitą dla danej wielkości firmy, łącznie z okresem umowy i wdrożeniem. Aktualne ceny EasyWHP — dla wszystkich trzech filarów (BHP z GBPsych, BEM, WHP) i dla samego poziomu WHP, w umowie rocznej lub z miesięcznym okresem wypowiedzenia — są podane na easywhp.com. Ważne: proszę uwzględnić nakład wewnętrzny (godziny HR) — licencja to tylko część kalkulacji.

Czy potrzebuję specjalisty WHP, jeśli korzystam z oprogramowania WHP?+

Nie — dobre oprogramowanie WHP jest zaprojektowane tak, aby działać bez specjalisty WHP. Prowadzi przez ankiety GBPsych, automatycznie monitoruje terminy BEM i tworzy raporty na jedno kliknięcie. HR lub zarząd obsługuje oprogramowanie bez potrzeby certyfikacji WHP. Czego oprogramowanie nie zastąpi: decyzji o konkretnych działaniach WHP i komunikacji z pracownikami — to pozostaje zadaniem kierownictwa.

Czy oprogramowanie WHP może zastąpić przeprowadzenie GBPsych?+

Nie — i taka obietnica byłaby zresztą niedopuszczalna. Oprogramowanie wspiera: uruchamia ankietę, analizuje wyniki, dokumentuje w przejrzysty sposób i przypomina o kolejnych cyklach. Sama GBPsych — czyli ocena zagrożeń psychicznych w Państwa konkretnym środowisku pracy — wymaga aktywnego udziału kadry kierowniczej i pracowników. Oprogramowanie porządkuje proces, ale nie zastępuje osądu.

Kiedy oprogramowanie WHP opłaca się bardziej niż Excel?+

Gdy tylko terminy muszą być niezawodnie pilnowane — a dotyczy to już pierwszego przypadku BEM. Excel ma trzy podstawowe słabości w kontekście WHP: (1) Brak automatycznego monitorowania terminów — wyzwalacze BEM i cykle GBPsych są prowadzone ręcznie i giną przy zmianach kadrowych. (2) Brak odporności na manipulacje — pliki Excel można modyfikować wstecznie, co staje się problemem podczas kontroli BHP lub w postępowaniu o ochronę przed zwolnieniem. (3) Brak ochrony dostępu — dane BEM (dane zdrowotne, art. 9 DSGVO) w udostępnionych plikach Excel nie spełniają wymogów ochrony.

WHP ze wszystkimi trzema filarami w uporządkowany sposób

EasyWHP prowadzi przez GBPsych, BEM i dokumentację WHP — bez własnego specjalisty WHP, z hostingiem we Frankfurcie (UE) i umową powierzenia (art. 28 DSGVO).

Bezpłatny test EasyWHP Sprawdzenie zgodności WHP

Źródła

Stan na: 2026-06-27. To nie jest porada prawna ani podatkowa — w konkretnym przypadku prosimy skonsultować się ze specjalistą.

Dalsza lektura

Odpowiedzialność zarządu w WHPJakie obowiązki WHP ma zarząd (Geschäftsführung) — i co grozi w razie naruszeń?Ocena ryzyka psychicznego w MŚPCzy MŚP musi przeprowadzić ocenę ryzyka zawodowego dotyczącą obciążeń psychicznych?Koszty WHP w MŚPIle kosztuje kompletny program WHP w małym lub średnim przedsiębiorstwie?