Hvilke nøgletal hører til i en grundlæggende BGM-rapportering — og hvordan beregnes de ensartet?

BGM-basis-nøgletalssættet: 10 nøgletal i 4 grupper

Ensartede definitioner slår lange nøgletalslister

Den hyppigste svaghed i BGM-rapportering er ikke, at nøgletal mangler — men at det samme nøgletal beregnes forskelligt i hver rapport. En sygefraværsprocent baseret på kalenderdage kan ikke sammenlignes med en baseret på arbejdsdage; et medarbejderantal opgjort i hoveder ikke med et opgjort i fuldtidsækvivalenter. Den, der vil sammenligne lokationer, år eller ligefrem virksomheder, må fastlægge metoden bindende én gang for alle.

Tre fastlæggelser er afgørende og bør dokumenteres skriftligt: For det første referencegrundlaget for sygefraværsprocenten (anbefalet: arbejdsdage, ikke kalenderdage — sådan beregner også de tyske sygekassers sundhedsrapporter). For det andet optællingsmetoden for medarbejderantallet (hovedtal som standard, FTE som tillæg til andelsberegninger). For det tredje analyseperioden (måned til styring, år til sammenligning).

Det basis-sæt, der præsenteres her, er bevidst slankt: fire grupper, der hver besvarer ét spørgsmål. Struktur: Hvem er ansat? Fravær: Hvor store er udfaldene? Omkostninger: Hvad koster udfald, hvad investeres der? Indsatser: Hvordan modtages tilbuddene? Alt andet — Bradford-faktor, personaleomsætningsanalyser, spørgeskemaresultater — bygger senere videre på dette.

Gruppe 1 — Struktur: Referencestørrelserne for alt det øvrige

Medarbejderantallet er ikke et spændende nøgletal, men det vigtigste: Enhver relativ størrelse i rapporteringen (sygefraværsprocent, sygedage pr. hoved, budget pr. medarbejder, deltagelsesandel) divideres med det. Beregnet som et gennemsnit over perioden — (bestand ved start + bestand ved slutning) / 2 eller som gennemsnit af månedsværdierne — fanger det til- og afgange på en pålidelig måde.

Aldersstrukturen er det andet strukturnøgletal: fordelingen af medarbejderne på aldersgrupper plus gennemsnitsalder. Den er den tidlige indikator for kommende sundhedsrisici og mangel på faglærte — og grundlaget for enhver demografisk robust indsatsplanlægning. Hvordan man læser den korrekt, viser den separate guide om aldersstrukturanalyse.

Gruppe 2 — Fravær: Andel, dage, varighedsgrupper, BEM

Sygefraværsprocenten — sygedage divideret med planlagte arbejdsdage — er BGM's ledende nøgletal. Som orientering: Den tyske sygekasse TK's sundhedsrapport opgør sygefraværet for 2024 til 5,23 procent og 19,1 fraværsdage pr. erhvervsaktiv person (TK Gesundheitsreport 2025). Egne tal skal altid læses i branchekontekst — produktionsvirksomheder ligger strukturelt over kontorvirksomheder.

De gennemsnitlige sygedage pr. medarbejder er et afledt nøgletal: sygedage i alt divideret med det gennemsnitlige medarbejderantal. Det kræver ingen ekstra dataregistrering og oversætter den abstrakte procentsats til et håndgribeligt tal til samtaler med direktionen.

Fordelingen af sygedage på varighedsgrupper (1–3, 4–7, 8–14, 15–41 og 42+ dage) besvarer det spørgsmål, som procentsatsen efterlader åbent: Er det mange korte eller få lange tilfælde? Begge mønstre har helt forskellige årsager og indsatser — detaljer i guiden om varighedsgruppeanalyse. Forudsætningen er individuelle sygemeldinger med start- og slutdato, ikke blot et samlet tal.

BEM-andelen afslutter gruppen: Den, der inden for tolv måneder er arbejdsudygtig i mere end seks uger, har efter tysk ret krav på et Betriebliches Eingliederungsmanagement — en virksomhedsbaseret genintegrationsordning (§ 167 stk. 2 SGB IX). Der måles andelen af gennemførte BEM ud af de BEM-berettigede tilfælde. En lav andel er både en juridisk og en menneskelig risiko.

Gruppe 3 — Omkostninger: Fra sygedag til investeringsbeslutning

Omkostningen pr. sygedag er en inputstørrelse, ikke et selvstændigt rapporteringsmål: en engangsfastsat sats, som oversætter fravær til euro. Den, der ikke ønsker at trække eksakte tal fra lønbogholderiet, arbejder med tommelfingerreglen bruttodagsløn × 1,8 (løn under sygdom inklusive arbejdsgiverens sociale bidrag plus estimerede produktivitetseffekter) — det afgørende er blot at dokumentere antagelsen og holde den konstant.

Fraværsomkostningerne i alt fremkommer så automatisk: omkostningssats × sygedage. Dette ene tal ændrer budgetsamtaler grundlæggende, fordi det sætter BGM-budgettet i forhold: En virksomhed med 100 ansatte og 19 fraværsdage pr. hoved taler om sekscifrede udfaldsomkostninger om året — som enhver præventionsinvestering skal kunne betale sig i forhold til. Til vurdering af det forventelige afkast: iga.Report 40 opgør medianafkastet (ROI) af virksomhedsbaseret sundhedsfremme til 1 : 2,7.

Selve BGM-budgettet føres med plan- og realiseret værdi: budget i alt, budget pr. medarbejder og forbrug i procent. Som skattemæssigt referencepunkt efter tysk ret: Op til 600 € pr. medarbejder og år er skattefrie for certificeret sundhedsfremme (§ 3 nr. 34 EStG).

Gruppe 4 — Indsatser: Bliver tilbuddene taget imod?

Deltagelsesandelen måler for hver indsats andelen af deltagere ud af den definerede målgruppe. Den hyppigste fejl er en upræcis målgruppedefinition: Et rygkursus for produktionen skal måles op mod produktionsmedarbejderne, ikke mod hele medarbejderstaben — ellers bliver andelen systematisk regnet for lavt.

Det kan derudover betale sig at se på rækkevidden på tværs af alle indsatser: Hvor mange forskellige medarbejdere har i årets løb benyttet mindst ét tilbud? Dette tal afslører, om det altid er de samme ti procent, der deltager — det mest udbredte mønster i unge BGM-programmer.

Registrerede 'sundhedstimer' (anvendte timer på tværs af alle indsatser) kan en basis-rapportering derimod indledningsvis undvære: Nøgletallet er registreringstungt, dets afgrænsning (kun arbejdstid eller også fritid?) inkonsekvent, og dets styringsværdi i forhold til deltagelsesandelen er lav. Det er en fornuftig udvidelse til senere, ikke en obligatorisk bestanddel.

Databeskyttelse: Aggregering og minimumsgruppestørrelse er ikke til forhandling

Fraværs- og BEM-data er sundhedsdata i henhold til artikel 9 i GDPR — den mest følsomme datakategori, der findes inden for HR. For rapporteringen gælder derfor: udelukkende aggregeret analyse, aldrig visning af enkeltsager uden for de dertil beregnede, adgangsbegrænsede processer (fx BEM-sagsmappen).

En velafprøvet konvention er en minimumsgruppestørrelse på fem personer: Analysegrupper — fx en afdeling, en aldersgruppe inden for en lokation — undertrykkes, hvis de indeholder færre end fem medarbejdere. Ellers kan man ud fra det 'aggregerede' tal drage konklusioner om enkeltpersoner, og netop det gør en statistik til en overtrædelse af databeskyttelsesreglerne.

For BEM-nøgletal gælder skærpede regler: kun antal og andel på virksomheds- eller overordnet afdelingsniveau, ingen opdeling, der gør berørte personer identificerbare. Detaljer om GDPR-korrekt analyse af sundhedsdata i HR-sammenhæng findes i den tilknyttede guide.

Hvilke rådata I har brug for — tjeklisten

Det komplette basis-sæt kan beregnes ud fra seks datalevereringer. Den, der starter helt fra bunden, tjekker først, hvilke af dem der allerede findes — som regel er der flere, end man tror, fordelt på lønbogholderi, HR-system og kursusadministration.

Afledte nøgletal (gnsn. sygedage pr. medarbejder, fraværsomkostninger i alt) kræver ingen selvstændig registrering — de beregnes ud fra basisdataene. Det reducerer den løbende vedligeholdelse af rapporteringen til opdatering af rådataene.

• Personalestamdata med til-/afgange (obligatorisk) — føder medarbejderantal og alle andele
• Fødselsdatoer (obligatorisk) — føder aldersstrukturen; analyse kun i grupper
• Individuelle sygemeldinger med start og slut (obligatorisk) — føder andel, varighedsgrupper og BEM-tærskel
• Planlagte arbejdsdage i perioden (obligatorisk) — referencestørrelse for sygefraværsprocenten
• Omkostningssats pr. sygedag eller fast sats (obligatorisk) — føder fraværsomkostningerne
• BGM-budget plan og realiseret (obligatorisk) + indsats- og deltagerdata (obligatorisk)
• Valgfrit: afdeling/lokation og køn — til opdelinger, altid med minimumsgruppestørrelse 5

Ofte stillede spørgsmål

Kilder

• TK Gesundheitsreport 2025 (AU-rapport 2024) — sygefravær 5,23 %, 19,1 fraværsdage pr. erhvervsaktiv person ↗
• § 167 stk. 2 SGB IX — Betriebliches Eingliederungsmanagement (virksomhedsbaseret genintegrationsordning, tysk ret) ↗
• § 3 nr. 34 EStG — skattefritagelse for sundhedsfremme (600 €/medarb./år, tysk ret) ↗
• iga.Report 40 — medianafkast (ROI) af virksomhedsbaseret sundhedsfremme 1:2,7 ↗
• Artikel 9 GDPR — behandling af særlige kategorier af personoplysninger ↗
• GKV-vejledning om forebyggelse 2025 — krav til evaluering og nøgletal ↗

Opdateret: 2026-07-07. Ikke juridisk eller skattemæssig rådgivning — få det konkrete tilfælde vurderet af en fagperson.

Læs mere