WHP-compliance-audit

WHP-compliance-audit: Hvordan kontrollerer arbejdstilsynet din virksomhed?

Bemærk: Dette gælder tysk ret. Ved et WHP-audit kontrollerer det tyske arbejdstilsyn primært GBPsych-dokumentationen (§ 5 ArbSchG), BEM-dokumentation (§ 167 SGB IX) og indsatsprotokoller. Mangler GBPsych-dokumentationen, giver tilsynet som regel først påbud om at få den på plads; efterkommes påbuddet ikke, kan der følge en bøde på op til 30.000 € (§ 25 ArbSchG).

Hvad arbejdstilsynet konkret kontrollerer

Kontrolpunkt	Dokumentationskrav	Bøde ved mangel
GBPsych foreligger	Skriftlig dokumentation af den psykiske risikovurdering pr. jobgruppe	Op til 30.000 € (§ 25 stk. 1 nr. 2 litra a ArbSchG), hvis et påbud fra tilsynet ikke efterkommes
GBPsych er aktuel	Dato for seneste gennemførelse, dokumentation ved væsentlig ændring af arbejdsforholdene	Tilsynet kan påbyde en opdatering; loven fastsætter ingen fast frist
Indsatser fra GBPsych	Dokumentation af hvilke indsatser der er udledt af vurderingen og gennemført	Manglende opfølgning på indsatser → påbud om afhjælpning + genkontrol
BEM-procedure	Dokumentation af at BEM-invitationer er sendt ved mere end seks ugers arbejdsudygtighed inden for et år + reaktion dokumenteret	Ingen direkte bøde, men opsigelse kan anfægtes (BAG 2 AZR 755/13)
Inddragelse af samarbejdsudvalg	Ved samarbejdsudvalg (Betriebsrat): dokumentation af medbestemmelse efter § 87 stk. 1 nr. 7 BetrVG	Samarbejdsudvalget kan håndhæve sin inddragelse; uden den kan GBPsych anfægtes

Hvordan forløber en arbejdsmiljø-audit i praksis?

Arbejdsmiljø-audits fra det tyske arbejdstilsyn (delstatsembeder for arbejdsmiljø, Gewerbeaufsichtsämter) er ofte anledningsbaserede — efter en klage, en ulykke, en anonym anmeldelse eller som led i brancheprogrammer. Siden 2026 gælder desuden en lovbestemt minimumskvote for tilsynsbesøg: Hver delstat skal hvert år besøge mindst 5 % af virksomhederne (§ 21 stk. 1a ArbSchG, tysk ret).

Forløbet: Varsling (ofte, undertiden også uanmeldt), gennemgang af dokumenter på stedet (risikovurderinger, arbejdsinstrukser, GBPsych-dokumentation, BEM-dokumentation), samtale med ledelse/HR og udvalgte medarbejdere. Derefter følger en skriftlig revisionsrapport med mangler og frister for afhjælpning.

Hvad der skal kunne fremlægges med det samme: (1) Den aktuelle risikovurdering for alle jobgrupper inkl. GBPsych. (2) Handlingsplan fra seneste vurdering + dokumentation for gennemførelse. (3) Dokumentation for oplæring/instruktion de seneste 12 måneder. Myndigheden kan kræve dokumenterne fremlagt (§ 22 stk. 1 ArbSchG) og, hvis noget mangler, påbyde foranstaltninger (§ 22 stk. 3 ArbSchG).

Vigtigt: Myndighederne kontrollerer ikke om GBPsych'en er »god«, men om den har fundet sted og er dokumenteret. En formelt korrekt, men metodisk tynd GBPsych klarer kontrollen bedre end en mundtligt gennemført, men udokumenteret dybdeanalyse.

Hvilke compliance-fejl springer ofte i øjnene ved et audit?

**Fejl 1: GBPsych gennemført, men ikke skriftligt dokumenteret.** »Vi gjorde det sidste år« uden dokument tæller ikke. Arbejdstilsynet accepterer kun skriftlige registreringer — dato, metode, jobgrupper, resultater, indsatser. Mundtlige forsikringer har ingen bevisværdi.

**Fejl 2: GBPsych forældet uden fornyet vurdering.** Efter væsentlige ændringer af arbejdsforholdene (digitalisering, nye vagtplaner, hjemmearbejde, omstrukturering) skal GBPsych'en opdateres. En GBPsych fra 2019 uden opdatering efter pandemien er i mange virksomheder reelt forældet.

**Fejl 3: GBPsych kun for kontor, ikke for produktion/udearbejde.** Kravet gælder for hver jobgruppe separat — ikke for »virksomheden som helhed«. En logistikvirksomhed skal have separate GBPsych for chauffører, lager, disponering, administration. Mangler enkelte grupper, er GBPsych'en ufuldstændig.

**Fejl 4: BEM-invitationer glemmes.** Pligten gælder, når en medarbejder inden for et år er arbejdsudygtig i mere end seks uger, sammenhængende eller gentagne gange (§ 167 stk. 2 SGB IX, tysk ret) — perioderne lægges sammen og ses ikke kun i sammenhæng. Uden et system til overvågning misses invitationspligten jævnligt. Ved en sygdomsbetinget opsigelse kontrollerer arbejdsretten, om der er tilbudt BEM. Mangler dokumentationen, er opsigelsen ikke automatisk ugyldig, men arbejdsgiveren bærer en udvidet bevisbyrde (BAG, 20.11.2014 – 2 AZR 755/13).

**Fejl 5: Opfølgning på indsatser dokumenteres ikke.** GBPsych'en er ikke et afsluttende dokument, men en proces. Har man identificeret handlingsbehov, skal man dokumentere om og hvordan disse er gennemført. »Problem erkendt, intet gjort« er værre end slet ingen GBPsych — det beviser kendskab og passivitet.

Hvordan bliver I klar til auditten på én dag?

**Trin 1 — GBPsych-status (30 minutter).** Åbn dit arkivsystem og søg efter ordet »risikovurdering« eller »GBPsych«. Findes der et dokument? Hvis nej: øjeblikkelig prioritering. Hvis ja: Tjek, om arbejdsforholdene har ændret sig væsentligt siden datoen (loven fastsætter ingen fast frist), om alle jobgrupper er dækket, og om indsatser er dokumenteret.

**Trin 2 — Luk indsats-hullet (om nødvendigt).** Findes der en GBPsych, men mangler opfølgning på indsatser: Skriv i dag et 1-siders notat (dato, handlingsbehov fra GBPsych, indsats, ansvarlig, gennemførelsesdato). Det er en første dokumentation — det behøver ikke være et perfekt koncept.

**Trin 3 — Tjek BEM-status (15 minutter).** Har der i det seneste år været medarbejdere, der var arbejdsudygtige i mere end seks uger, sammenhængende eller gentagne gange? Hvis ja: Er BEM-invitationer sendt og reaktionen dokumenteret? Hvis nej eller uklart: Opsæt straks en BEM-proces (skriftlig invitationsskabelon + arkivsystem til svar).

**Trin 4 — Sikr inddragelse af samarbejdsudvalget (hvis relevant).** Har virksomheden et samarbejdsudvalg (Betriebsrat), skal GBPsych'en være gennemført med dets inddragelse (§ 87 stk. 1 nr. 7 BetrVG). Få det bekræftet skriftligt — et kort mødereferat er nok.

**Trin 5 — Etabler digital arkivering.** Alt papirløst, søgbart, med dato og versionsnumre. Ved et audit bør du kunne fremlægge dokumenter hurtigt. Bruger man 30 minutter på at lede, giver det et dårligt indtryk — selv hvis alle dokumenter findes.

Relaterede tiltag & emner

Det vigtigste kort fortalt

Gælder tysk ret: arbejdstilsynet kontrollerer GBPsych-dokument, aktualitet, opfølgning på indsatser, BEM-invitationer.
Kan det ikke fremvises, findes det ikke — mundtlige udsagn tæller ikke.
5-trins selvtjek gennemførligt på 1 dag — prioritet: GBPsych-dokument + BEM-dokumentation.
Samarbejdsudvalget skal inddrages ved GBPsych — uden inddragelse kan den anfægtes.
Digital arkivering sparer i alvorlige tilfælde timer og giver et godt indtryk over for myndigheden.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor ofte kontrollerer arbejdstilsynet WHP-pligter?+

Siden 2026 fastsætter loven en minimumskvote: Hver delstat besøger hvert år mindst 5 % af virksomhederne (§ 21 stk. 1a ArbSchG, tysk ret). Anledningsbaseret (efter klager, ulykker) kontrolleres der oftere. Brancheprogrammer kan føre til hyppigere kontroller — f.eks. i plejesektoren, byggeriet eller detailhandlen. Uanmeldte kontroller er tilladte, men besøg varsles ofte i forvejen.

Hvad sker der, hvis arbejdstilsynet finder en mangel?+

Kontrolløren skriver en revisionsrapport med de konstaterede mangler og sætter frister for afhjælpning afhængigt af manglens art. Afhjælpes manglerne ikke trods et eksigibelt påbud (§ 22 stk. 3 ArbSchG), kan der følge en bøde på op til 30.000 € (§ 25 ArbSchG, tysk ret). Ved alvorlige mangler kan myndigheden udstede påbud med øjeblikkelig virkning. En midlertidig lukning af virksomheden er meget sjælden ved WHP-mangler — målet er compliance, ikke straf.

Skal jeg hyre et eksternt WHP-firma til auditten?+

Nej. Arbejdstilsynet kontrollerer om jeres pligter er opfyldt — ikke hvordan. I kan gennemføre GBPsych internt (med ledere og medarbejdere), bruge en digital WHP-software eller hyre eksterne rådgivere. Dokumentationen skal være korrekt og fuldstændig. Det er resultatet der tæller, ikke vejen dertil. Vigtigt: Hyrer I eksterne rådgivere, skal I selv beholde dokumentationen — ansvaret ligger hos jer, ikke hos rådgivningsfirmaet.

Hvor længe skal WHP-dokumenter opbevares?+

Der findes ingen lovbestemt opbevaringsfrist for GBPsych-dokumentationen (tysk ret). Opbevar den mindst så længe, de arbejdsforhold, den vedrører, består, og gem tidligere versioner som dokumentation for udviklingen. BEM-dokumenter føres adskilt fra personalesagen (BEM-sag); i personalesagen hører kun tilbuddet, samtykke eller afslag og de aftalte foranstaltninger hjemme — ingen diagnoser. Hvor længe BEM-sagen opbevares efter afslutning, fastlægger du i dit sletningskoncept (art. 5, stk. 1, litra e, GDPR) — ud fra dit behov for dokumentation, f.eks. den almindelige forældelsesfrist på tre år (§ 195 BGB).

Godt forberedt til WHP-auditten

EasyWHP guider dig struktureret gennem GBPsych-dokumentationen, holder øje med BEM-frister og laver rapporter til kontrollen.

Test EasyWHP gratis WHP-compliance-tjek

Kilder

Opdateret: 2026-06-27. Ikke juridisk eller skattemæssig rådgivning — få det konkrete tilfælde vurderet af en fagperson.

Læs mere

Risikovurdering psyke i SMVSkal en SMV gennemføre en risikovurdering af psykiske belastninger?Direktionsansvar i WHPHvilke WHP-forpligtelser har direktionen — og hvad truer ved overtrædelser?BEM-frist: seks ugerBEM efter mere end seks ugers uarbejdsdygtighed: Hvornår skal arbejdsgiveren tilbyde samtalen?