WHP-samsvarsrevisjon

WHP-samsvarsrevisjon: Hvordan kontrollerer tilsynsmyndigheten din virksomhet?

Gjelder tysk rett. Ved en WHP-revisjon kontrollerer det tyske arbeidstilsynet først og fremst GBPsych-dokumentasjonen (§ 5 ArbSchG), BEM-dokumentasjon (§ 167 SGB IX) og tiltaksprotokoller. Mangler GBPsych-dokumentasjonen, gir tilsynet som regel først pålegg om å få den på plass; følges ikke pålegget, kan det komme en bot på opptil 30.000 € (§ 25 ArbSchG).

Hva tilsynsmyndigheten konkret kontrollerer

Kontrollpunkt	Krav til dokumentasjon	Bot ved manglende dokumentasjon
GBPsych foreligger	Skriftlig dokumentasjon av den psykososiale risikovurderingen per stillingsgruppe	Opptil 30.000 € (§ 25 ledd 1 nr. 2 bokstav a ArbSchG) hvis et pålegg fra tilsynet ikke følges
GBPsych er oppdatert	Dato for siste gjennomføring, bevis ved vesentlig endring av arbeidsforholdene	Tilsynet kan pålegge en oppdatering; loven fastsetter ingen fast frist
Tiltak fra GBPsych	Dokumentasjon av hvilke tiltak som er utledet av vurderingen og gjennomført	Manglende oppfølging av tiltak → pålegg om utbedring av mangler + etterkontroll
BEM-prosess	Bevis på at BEM-invitasjoner ble sendt ved mer enn seks ukers arbeidsuførhet innenfor ett år + at reaksjonen er dokumentert	Ingen direkte bot, men oppsigelse kan angripes rettslig (BAG 2 AZR 755/13)
Medvirkning fra Betriebsrat	Der det finnes et Betriebsrat (tysk bedriftsråd): bevis på medbestemmelse etter § 87 avsnitt 1 nr. 7 BetrVG	Bedriftsrådet kan håndheve sin medvirkning; uten den kan GBPsych angripes

Hvordan foregår en arbeidsmiljørevisjon i praksis?

Arbeidsmiljørevisjoner fra det tyske arbeidstilsynet (delstatlige arbeidsmiljøkontorer, Gewerbeaufsichtsämter) er ofte foranledningsbaserte — etter en klage, en ulykke, en anonym melding eller som del av bransjeprogrammer. Siden 2026 gjelder dessuten en lovfestet minstekvote for tilsynsbesøk: Hver delstat må hvert år besøke minst 5 % av virksomhetene (§ 21 ledd 1a ArbSchG, tysk rett).

Forløpet: Forhåndsvarsel (ofte, noen ganger også uanmeldt), gjennomgang av dokumenter på stedet (risikovurderinger, arbeidsinstrukser, GBPsych-dokumentasjon, BEM-dokumentasjon), samtale med ledelse/HR og utvalgte ansatte. Deretter følger en skriftlig revisjonsrapport med mangler og frister for utbedring.

Hva som må kunne legges fram umiddelbart: (1) Den aktuelle risikovurderingen for alle stillingsgrupper inkl. GBPsych. (2) Tiltaksplan fra siste vurdering + dokumentasjon på gjennomføring. (3) Dokumentasjon på opplæring de siste 12 månedene. Myndigheten kan kreve dokumentene lagt fram (§ 22 ledd 1 ArbSchG) og, hvis noe mangler, pålegge tiltak (§ 22 ledd 3 ArbSchG).

Viktig: Myndighetene kontrollerer ikke om GBPsych-en er «god», men om den har funnet sted og er dokumentert. En formelt korrekt, men metodisk tynn GBPsych består kontrollen bedre enn en muntlig gjennomført, men udokumentert dybdeanalyse.

Hvilke samsvarsfeil avdekkes ofte ved revisjon?

**Feil 1: GBPsych gjennomført, men ikke skriftlig dokumentert.** «Vi gjorde det i fjor» uten dokument teller ikke. Tilsynsmyndigheten godtar kun skriftlige opptegnelser — dato, metode, stillingsgrupper, resultater, tiltak. Muntlige forsikringer har ingen bevisverdi.

**Feil 2: GBPsych er utdatert uten ny vurdering.** Etter vesentlige endringer i arbeidsforholdene (digitalisering, nye skiftordninger, hjemmekontor, omstrukturering) må GBPsych oppdateres. En GBPsych fra 2019 uten pandemi-oppdatering er i mange virksomheter i praksis foreldet.

**Feil 3: GBPsych kun for kontor, ikke for produksjon/felttjeneste.** Plikten gjelder for hver stillingsgruppe separat — ikke for «virksomheten samlet». Et logistikkselskap trenger separate GBPsych-vurderinger for sjåfører, lager, planlegging og administrasjon. Mangler enkelte grupper, er GBPsych-en ufullstendig.

**Feil 4: BEM-invitasjoner glemmes.** Plikten gjelder når en ansatt i løpet av ett år er arbeidsufør i mer enn seks uker, sammenhengende eller gjentatte ganger (§ 167 ledd 2 SGB IX, tysk rett) — periodene legges sammen og vurderes ikke bare samlet. Uten et system for oppfølging går invitasjonsplikten jevnlig tapt. Ved en sykdomsbetinget oppsigelse kontrollerer arbeidsretten om det er tilbudt BEM. Mangler dokumentasjonen, er oppsigelsen ikke automatisk ugyldig, men arbeidsgiveren har en utvidet bevisbyrde (BAG, 20.11.2014 – 2 AZR 755/13).

**Feil 5: Oppfølging av tiltak ikke dokumentert.** GBPsych er ikke et avsluttende dokument, men en prosess. Den som har identifisert behov for tiltak, må dokumentere om og hvordan disse ble gjennomført. «Problem oppdaget, ingenting gjort» er verre enn ingen GBPsych i det hele tatt — det beviser kunnskap og passivitet.

Hvordan blir dere klare til revisjonen på én dag?

**Trinn 1 — GBPsych-status (30 minutter).** Åpne arkivsystemet ditt og søk etter ordet «risikovurdering» eller «GBPsych». Finnes det et dokument? Hvis nei: umiddelbar prioritering. Hvis ja: Sjekk om arbeidsforholdene har endret seg vesentlig siden datoen (loven fastsetter ingen fast frist), om alle stillingsgrupper er dekket, og om tiltak er dokumentert.

**Trinn 2 — Lukk tiltakshullet (om nødvendig).** Finnes det en GBPsych, men mangler oppfølging av tiltak: Skriv i dag et notat på én side (dato, handlingsbehov fra GBPsych, tiltak, ansvarlig, frist). Det er en første dokumentasjon — det trenger ikke være et perfekt konsept.

**Trinn 3 — Sjekk BEM-status (15 minutter).** Har dere i løpet av det siste året hatt ansatte som var arbeidsuføre i mer enn seks uker, sammenhengende eller gjentatte ganger? Hvis ja: Ble BEM-invitasjoner sendt og reaksjonen dokumentert? Hvis nei eller uklart: sett opp BEM-prosessen umiddelbart (skriftlig invitasjonsmal + arkivsystem for svar).

**Trinn 4 — Sikre medvirkning fra Betriebsrat (om det finnes).** Har virksomheten et Betriebsrat, må GBPsych-en ha funnet sted med dets medvirkning (§ 87 avsnitt 1 nr. 7 BetrVG). Få dette bekreftet skriftlig — et kort møtereferat er nok.

**Trinn 5 — Etabler digital arkivering.** Alt papirløst, søkbart, med dato og versjonsnumre. Ved en revisjon bør du kunne legge fram dokumenter raskt. Bruker man 30 minutter på å lete, gir det et dårlig inntrykk — selv om alle dokumentene finnes.

Relaterte tiltak og temaer

Det viktigste kort fortalt

Tilsynsmyndigheten kontrollerer: GBPsych-dokument, aktualitet, oppfølging av tiltak, BEM-invitasjoner.
Ikke fremviselig = ikke eksisterende — muntlige uttalelser teller ikke.
5-punkts selvsjekk gjennomførbar på 1 dag — prioritet: GBPsych-dokument + BEM-bevis.
Bedriftsrådet må involveres i GBPsych — uten medvirkning kan den angripes.
Digital arkivering sparer timer og gir godt inntrykk overfor myndigheten i en alvorlig situasjon.

Ofte stilte spørsmål

Hvor ofte kontrollerer tilsynsmyndigheten WHP-pliktene?+

Siden 2026 fastsetter loven en minstekvote: Hver delstat besøker hvert år minst 5 % av virksomhetene (§ 21 ledd 1a ArbSchG, tysk rett). Ved konkrete anledninger (klager, ulykker) kontrolleres det oftere. Bransjeprogrammer kan føre til hyppigere kontroller — f.eks. i pleiesektoren, byggebransjen eller detaljhandelen. Uanmeldte kontroller er tillatt, men besøk varsles ofte på forhånd.

Hva skjer hvis tilsynsmyndigheten finner et avvik?+

Kontrolløren skriver en revisjonsrapport med de påviste manglene og setter frister for utbedring avhengig av mangelens art. Utbedres ikke manglene til tross for et tvangskraftig pålegg (§ 22 ledd 3 ArbSchG), kan det komme en bot på opptil 30.000 € (§ 25 ArbSchG, tysk rett). Ved alvorlige mangler kan myndigheten gi pålegg med umiddelbar virkning. Midlertidig stenging av virksomheten er svært sjelden ved WHP-mangler — målet er etterlevelse, ikke straff.

Må jeg engasjere et eksternt WHP-selskap for revisjonen?+

Nei. Tilsynsmyndigheten kontrollerer om pliktene er oppfylt — ikke hvordan. Dere kan gjennomføre GBPsych internt (med ledere og ansatte), bruke digital WHP-programvare, eller engasjere eksterne rådgivere. Dokumentasjonen må være korrekt og fullstendig. Det som teller: resultatet, ikke veien dit. Viktig: Engasjerer dere eksterne rådgivere, beholder dere dokumentasjonen — ansvaret ligger hos dere, ikke hos rådgivningsfirmaet.

Hvor lenge må WHP-dokumenter oppbevares?+

Det finnes ingen lovfestet oppbevaringsfrist for GBPsych-dokumentasjonen (tysk rett). Oppbevar den minst så lenge arbeidsforholdene den gjelder, består, og behold tidligere versjoner som dokumentasjon på utviklingen. BEM-dokumenter føres atskilt fra personalmappen (BEM-mappe); i personalmappen hører bare tilbudet, samtykke eller avslag og de avtalte tiltakene hjemme — ingen diagnoser. Hvor lenge BEM-mappen oppbevares etter avslutning, fastsetter du i slettekonseptet ditt (art. 5 nr. 1 bokstav e GDPR) — ut fra behovet for dokumentasjon, for eksempel den alminnelige foreldelsesfristen på tre år (§ 195 BGB).

Godt forberedt til WHP-revisjonen

EasyWHP leder deg strukturert gjennom GBPsych-dokumentasjonen, holder oversikt over BEM-frister og lager rapporter til kontrollen.

Prøv EasyWHP gratis WHP-samsvarssjekk

Kilder

Oppdatert: 2026-06-27. Ikke juridisk eller skatterettslig rådgivning — få den konkrete saken vurdert av en fagperson.

Les mer

GBU psyke i SMBMå en SMB gjennomføre en risikovurdering av psykiske belastninger (etter tysk rett)?Lederansvar i WHPHvilke WHP-plikter har ledelsen — og hva risikerer man ved brudd?BEM-frist: seks ukerBEM etter mer enn seks ukers arbeidsuførhet: Når må arbeidsgiveren tilby samtalen?