Dokumentation & frister
Hvad skal dokumenteres inden for arbejdsmiljø/arbejdsbeskyttelse (Arbeitsschutz) — og hvor længe skal dokumentationen opbevares?
Efter tysk ret skal risikovurderinger, instruktioner (med underskrift), BEM-samtaler, virksomhedslægens rapporter, ASA-protokoller og ulykkesrapporter dokumenteres. Faste lovbestemte opbevaringsfrister findes kun i enkelte tilfælde (fx førstehjælpsprotokol: 5 år); for meget andet gælder anbefalinger — og manglende dokumentation er en hyppig årsag til anmærkninger ved kontroller.
Opbevaringsfrister – overblik
| Dokument | Opbevaringsfrist |
|---|---|
| Risikovurdering | ingen lovbestemt frist — den gældende udgave skal altid foreligge (§ 6 ArbSchG); det er en god idé at gemme tidligere udgaver |
| Dokumentation for instruktioner | ingen lovbestemt frist — anbefalet: mindst 2 år (tidligere DGUV Information 211-005) |
| BEM-sagsakter | ingen lovbestemt frist — udbredt anbefaling: op til 3 år efter afslutning (almindelig forældelse, § 195 BGB), derefter slettes de |
| Førstehjælpsprotokol (Verbandbuch) | 5 år efter sidste indførsel (§ 24 stk. 6 DGUV Vorschrift 1) |
Hvorfor er dokumentationen det afgørende punkt ved kontroller?
Ved en kontrol fra Gewerbeaufsicht (det tyske arbejdstilsyn) eller Berufsgenossenschaft (den lovpligtige ulykkesforsikring i Tyskland) bliver dokumentationen tjekket først — ikke den faktiske tilstand på arbejdspladserne. En virksomhed med eksemplarisk, men udokumenteret arbejdsmiljøarbejde anses formelt for ikke-compliant, fordi bevisbyrden ligger hos arbejdsgiveren (§ 6 ArbSchG). Det gælder især for risikovurderingen af psykiske belastninger (GBPsych), som er en af de hyppigste anmærkninger.
Hvilken dokumentation skal konkret foreligge?
- Risikovurderinger for alle arbejdspladser — inklusive hjemmearbejdspladser
- Instruktioner: dato, indhold, deltagerliste med underskrift
- BEM-samtaler med skriftligt samtykke fra medarbejderen
- Virksomhedslægens rapporter og forebyggende helbredsundersøgelser
- Referater fra arbejdsmiljøudvalget (ASA, ved mere end 20 medarbejdere, § 11 ASiG)
- Ulykkesrapporter og de præventive tiltag, der er afledt heraf
Hvilke dokumentationsfejl sker oftest i praksis?
De fleste anmærkninger opstår ikke på grund af manglende arbejdsmiljøarbejde, men på grund af mangelfuld dokumentation. Fire mønstre går igen og igen i praksis.
- GBPsych blev gennemført, men aldrig dokumenteret skriftligt
- Instruktioner blev afholdt, men uden underskriftsliste — kan ikke dokumenteres ved en kontrol
- Risikovurderingen er flere år gammel og er ikke blevet opdateret efter ændringer
- BEM-samtaler blev afholdt, men ikke protokolleret — en betydelig risiko i en sag om afskedigelsesbeskyttelse
Det vigtigste kort fortalt
- Ved tilsyn tjekkes dokumentationen først — ikke den faktiske tilstand (efter tysk ret).
- Faste lovbestemte opbevaringsfrister findes kun i enkelte tilfælde (førstehjælpsprotokol: 5 år); ellers gælder anbefalinger.
- Manglende GBPsych-dokumentation er en hyppig mangel i praksis.
- Instruktioner uden underskrift kan næppe dokumenteres ved kontrol.
- Både BEM-tilbud og afslag skal dokumenteres.
Ofte stillede spørgsmål
Er digital dokumentation tilstrækkelig, eller skal alt være på papir?+
Digital dokumentation er tilladt og i praksis standard, så længe den til enhver tid kan dokumenteres fuldstændigt og uforanderligt (sporbarhed) og kan fremvises ved en kontrol.
Hvad sker der, hvis vi vil dokumentere instruktioner uden underskrifter?+
Uden underskrift eller et tilsvarende digitalt bevis (f.eks. bekræftet deltagelse med tidsstempel) kan instruktionen næppe dokumenteres ved en kontrol — selv om den faktisk fandt sted.
Skal vi også dokumentere BEM-samtaler, hvis medarbejderen afslår BEM?+
Ja — både selve BEM-tilbuddet og medarbejderens afslag skal dokumenteres. Uden denne dokumentation er en senere sygdomsbetinget opsigelse langt lettere at anfægte.
Saml dokumentationen ét sted
EasyWHP samler BEM-samtaler, risikovurderingen af psykisk belastning og frister ét sted — uden Excel-kaos. Instruktioner og arbejdsmiljø i hele bredden varetager fagfolk.
Kilder
- § 6 ArbSchG – Dokumentation ↗
- § 167 SGB IX – Forebyggelse (BEM) ↗
- DGUV Vorschrift 1, § 24 stk. 6 — førstehjælpsprotokol opbevares i 5 år ↗
- KomNet NRW — opbevaring af dokumentation for instruktioner (anbefaling 2 år, DGUV Information 211-005) ↗
Opdateret: 2026-07-06. Ikke juridisk eller skattemæssig rådgivning — få det konkrete tilfælde vurderet af en fagperson.