Dokumentation & frister
Hvad skal dokumenteres inden for arbejdsmiljø/arbejdsbeskyttelse (Arbeitsschutz) — og hvor længe skal dokumentationen opbevares?
Efter tysk ret skal risikovurderinger, instruktioner (med underskrift), BEM-samtaler, virksomhedslægens rapporter, ASA-protokoller og ulykkesrapporter dokumenteres. Opbevaringsfrister ligger typisk på 3–5 år — manglende dokumentation er den hyppigste årsag til anmærkninger ved kontroller.
Opbevaringsfrister – overblik
| Dokument | Opbevaringsfrist |
|---|---|
| Risikovurdering | indtil opdatering + 5 år |
| Dokumentation for instruktioner | mindst 5 år |
| BEM-sagsakter | 3 år efter afslutning |
| Ulykkesrapporter | 5 år |
Hvorfor dokumentation er det afgørende punkt ved kontroller
Ved en kontrol fra Gewerbeaufsicht (det tyske arbejdstilsyn) eller Berufsgenossenschaft (den lovpligtige ulykkesforsikring i Tyskland) bliver dokumentationen tjekket først — ikke den faktiske tilstand på arbejdspladserne. En virksomhed med eksemplarisk, men udokumenteret arbejdsmiljøarbejde anses formelt for ikke-compliant, fordi bevisbyrden ligger hos arbejdsgiveren (§ 6 ArbSchG). Det gælder især for risikovurderingen af psykiske belastninger (GBPsych), som er den hyppigste anmærkning overhovedet.
Hvad der konkret skal dokumenteres
- Risikovurderinger for alle arbejdspladser — inklusive hjemmearbejdspladser
- Instruktioner: dato, indhold, deltagerliste med underskrift
- BEM-samtaler med skriftligt samtykke fra medarbejderen
- Virksomhedslægens rapporter og forebyggende helbredsundersøgelser
- Referater fra arbejdsmiljøudvalget (ASA, fra 20 medarbejdere)
- Ulykkesrapporter og de præventive tiltag, der er afledt heraf
De hyppigste fejl i praksis
De fleste anmærkninger opstår ikke på grund af manglende arbejdsmiljøarbejde, men på grund af mangelfuld dokumentation. Fire mønstre går igen i næsten alle virksomheder, der bliver kontrolleret og dumper.
- GBPsych blev gennemført, men aldrig dokumenteret skriftligt
- Instruktioner blev afholdt, men uden underskriftsliste — kan ikke dokumenteres ved en kontrol
- Risikovurderingen er flere år gammel og er ikke blevet opdateret efter ændringer
- BEM-samtaler blev afholdt, men ikke protokolleret — en betydelig risiko i en sag om afskedigelsesbeskyttelse
Det vigtigste kort fortalt
- Dokumentation — ikke den faktiske tilstand — er det hyppigste kontrolpunkt ved tilsyn (efter tysk ret)
- Opbevaringsfrister ligger typisk på 3–5 år
- GBPsych-dokumentation er den hyppigste mangel i praksis
- Instruktioner uden underskrift anses ved kontrol for ikke gennemført
- Både BEM-tilbud OG afslag skal dokumenteres
Ofte stillede spørgsmål
Er digital dokumentation tilstrækkelig, eller skal alt være på papir?+
Digital dokumentation er tilladt og i praksis standard, så længe den til enhver tid kan dokumenteres fuldstændigt og uforanderligt (revisionssikkerhed) og kan fremvises ved en kontrol.
Hvad sker der, hvis vi vil dokumentere instruktioner uden underskrifter?+
Uden underskrift eller et tilsvarende digitalt bevis (f.eks. bekræftet deltagelse med tidsstempel) anses instruktionen ved en kontrol for ikke at være gennemført — uanset om den faktisk fandt sted.
Skal vi også dokumentere BEM-samtaler, hvis medarbejderen afslår BEM?+
Ja — både selve BEM-tilbuddet og medarbejderens afslag skal dokumenteres. Uden denne dokumentation er en senere sygdomsbetinget opsigelse langt lettere at anfægte.
Automatisk og fuldstændig dokumentation
EasyBGM registrerer automatisk instruktioner, BEM-samtaler og frister — uden Excel-kaos.
Kilder
Opdateret: 2026-07-06. Ikke juridisk eller skattemæssig rådgivning — få det konkrete tilfælde vurderet af en fagperson.