Documentación y plazos
¿Qué debe documentarse en la seguridad y salud laboral (Arbeitsschutz) y durante cuánto tiempo deben conservarse los comprobantes?
Nota: se refiere a la legislación alemana. Deben documentarse evaluaciones de riesgos, inducciones (con firma), entrevistas BEM, informes del médico laboral, actas ASA y reportes de accidentes. Los plazos de conservación suelen ser de 3 a 5 años.
Plazos de conservación de un vistazo
| Documento | Plazo de conservación |
|---|---|
| Evaluación de riesgos | hasta la actualización + 5 años |
| Comprobantes de inducción | mínimo 5 años |
| Expedientes BEM | 3 años tras el cierre |
| Reportes de accidentes | 5 años |
Por qué la documentación es el punto crítico en las inspecciones
Nota: esta sección se basa en la legislación alemana (ArbSchG). En una inspección de la autoridad de trabajo o de la mutual de accidentes (Berufsgenossenschaft), lo primero que se revisa es la documentación, no el estado real de los puestos de trabajo. Una empresa con una gestión de seguridad laboral ejemplar pero sin documentar se considera formalmente incumplida, porque la carga de la prueba recae en el empleador (§ 6 ArbSchG). Esto aplica especialmente a la evaluación de riesgos psicosociales (GBPsych), la observación más frecuente de todas.
Qué debe documentarse concretamente
- Evaluaciones de riesgos para todos los puestos de trabajo, incluido el teletrabajo
- Inducciones: fecha, contenido, lista de participantes con firma
- Entrevistas BEM con consentimiento escrito del colaborador
- Informes del médico laboral y exámenes de vigilancia de la salud
- Actas del comité de seguridad laboral (ASA, a partir de 20 colaboradores)
- Reportes de accidentes y las medidas de prevención derivadas de ellos
Los errores más frecuentes en la práctica
La mayoría de las observaciones no se deben a la ausencia de medidas de seguridad laboral, sino a comprobantes incompletos. Cuatro patrones se repiten en casi toda empresa que es inspeccionada y no aprueba.
- Se realizó la GBPsych, pero nunca se documentó por escrito
- Las inducciones se realizaron, pero sin lista de firmas — no se puede comprobar en una inspección
- La evaluación de riesgos tiene varios años de antigüedad y no se actualizó tras cambios
- Las entrevistas BEM se llevaron a cabo, pero no se dejó acta — un riesgo considerable en un proceso de despido
Lo más importante en breve
- Nota: se refiere a la legislación alemana. La documentación, no el estado real, es el punto de control más frecuente en las inspecciones
- Los plazos de conservación suelen ser de 3 a 5 años
- La documentación de la GBPsych es la brecha más frecuente en la práctica
- Las inducciones sin firma se consideran no realizadas en una inspección
- La oferta del BEM Y el rechazo deben documentarse
Preguntas frecuentes
¿Basta con una documentación digital o todo debe estar en papel?+
La documentación digital es válida y, en la práctica, el estándar, siempre que pueda demostrarse en todo momento de forma completa e inalterable (seguridad de auditoría) y pueda presentarse en una inspección.
¿Qué pasa si queremos comprobar inducciones sin firmas?+
Sin firma o un comprobante digital equivalente (por ejemplo, participación confirmada con marca de tiempo), la inducción se considera no realizada en una inspección, independientemente de si tuvo lugar en realidad.
¿Debemos documentar también las entrevistas BEM cuando el colaborador rechaza el BEM?+
Sí. Nota: aplica a la legislación alemana (§ 167 SGB IX). También debe documentarse la oferta del BEM en sí y el rechazo por parte del colaborador. Sin este comprobante, un despido posterior por causa de enfermedad es mucho más impugnable.
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Fuentes
Actualizado: 2026-07-06. No constituye asesoramiento legal ni fiscal — consulta cada caso con un profesional.