Documentación y plazos
¿Qué debe documentarse en la seguridad y salud laboral (Arbeitsschutz) y durante cuánto tiempo deben conservarse los comprobantes?
Nota: se refiere a la legislación alemana. Deben documentarse evaluaciones de riesgos, inducciones (con firma), entrevistas BEM, informes del médico laboral, actas ASA y reportes de accidentes. Plazos legales fijos de conservación solo existen en algunos casos (p. ej., registro de primeros auxilios: 5 años); para el resto rigen recomendaciones, y la falta de documentación es un motivo frecuente de observaciones en las inspecciones.
Plazos de conservación de un vistazo
| Documento | Plazo de conservación |
|---|---|
| Evaluación de riesgos | sin plazo legal: la versión vigente debe estar disponible en todo momento (§ 6 ArbSchG); es recomendable conservar las versiones anteriores |
| Comprobantes de inducción | sin plazo legal; recomendado: al menos 2 años (antigua DGUV Information 211-005) |
| Expedientes BEM | sin plazo legal; recomendación habitual: hasta 3 años tras el cierre (prescripción general, § 195 BGB), después eliminar |
| Registro de primeros auxilios (Verbandbuch) | 5 años tras la última anotación (§ 24 apdo. 6 DGUV Vorschrift 1) |
¿Por qué la documentación es el punto crítico en las inspecciones?
Nota: esta sección se basa en la legislación alemana (ArbSchG). En una inspección de la autoridad de trabajo o de la mutual de accidentes (Berufsgenossenschaft), lo primero que se revisa es la documentación, no el estado real de los puestos de trabajo. Una empresa con una gestión de seguridad laboral ejemplar pero sin documentar se considera formalmente incumplida, porque la carga de la prueba recae en el empleador (§ 6 ArbSchG). Esto aplica especialmente a la evaluación de riesgos psicosociales (GBPsych), una de las observaciones más frecuentes.
¿Qué registros deben existir concretamente?
- Evaluaciones de riesgos para todos los puestos de trabajo, incluido el teletrabajo
- Inducciones: fecha, contenido, lista de participantes con firma
- Entrevistas BEM con consentimiento escrito del colaborador
- Informes del médico laboral y exámenes de vigilancia de la salud
- Actas del comité de seguridad laboral (ASA, con más de 20 personas empleadas, § 11 ASiG)
- Reportes de accidentes y las medidas de prevención derivadas de ellos
¿Qué errores de documentación son los más frecuentes en la práctica?
La mayoría de las observaciones no se deben a la ausencia de medidas de seguridad laboral, sino a comprobantes incompletos. En la práctica se repiten una y otra vez cuatro patrones.
- Se realizó la GBPsych, pero nunca se documentó por escrito
- Las inducciones se realizaron, pero sin lista de firmas — no se puede comprobar en una inspección
- La evaluación de riesgos tiene varios años de antigüedad y no se actualizó tras cambios
- Las entrevistas BEM se llevaron a cabo, pero no se dejó acta — un riesgo considerable en un proceso de despido
Lo más importante en breve
- Nota: se refiere a la legislación alemana. En las inspecciones se revisa primero la documentación, no el estado real.
- Plazos legales fijos de conservación solo existen en algunos casos (registro de primeros auxilios: 5 años); para el resto rigen recomendaciones.
- La falta de documentación de la GBPsych es una brecha frecuente en la práctica.
- Las inducciones sin firma apenas pueden acreditarse en una inspección.
- Deben documentarse tanto la oferta del BEM como el rechazo.
Preguntas frecuentes
¿Basta con una documentación digital o todo debe estar en papel?+
La documentación digital es válida y, en la práctica, el estándar, siempre que pueda demostrarse en todo momento de forma completa e inalterable (seguridad de auditoría) y pueda presentarse en una inspección.
¿Qué pasa si queremos comprobar inducciones sin firmas?+
Sin firma o un comprobante digital equivalente (por ejemplo, participación confirmada con marca de tiempo), la inducción apenas puede acreditarse en una inspección, aunque haya tenido lugar realmente.
¿Debemos documentar también las entrevistas BEM cuando el colaborador rechaza el BEM?+
Sí. Nota: aplica a la legislación alemana (§ 167 SGB IX). También debe documentarse la oferta del BEM en sí y el rechazo por parte del colaborador. Sin este comprobante, un despido posterior por causa de enfermedad es mucho más impugnable.
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Fuentes
- § 6 ArbSchG — Documentación ↗
- § 167 SGB IX — Prevención (BEM) ↗
- DGUV Vorschrift 1, § 24 apdo. 6 — conservar el registro de primeros auxilios 5 años ↗
- KomNet NRW — conservación de comprobantes de inducción (recomendación de 2 años, DGUV Information 211-005) ↗
Actualizado: 2026-07-06. No constituye asesoramiento legal ni fiscal — consulte cada caso con un profesional.